1:e Stadssekreterare

Gotland är en fantastisk plats att bo och leva på med ett rikt kulturliv, unik natur och en arbetsmarknad som präglas av entreprenörsanda. Idag är vi 57 000 invånare och vår förhoppning är att det i framtiden är ännu fler som valt att leva och bo här. På Gotland ansvarar Region Gotland för kommun- och landstingsuppgifter och har även det regionala utvecklingsansvaret. Inom Region Gotland arbetar ungefär 6000 engagerade medarbetare inom ca 240 olika yrken med att ge vård, omsorg, utbildning samt service till våra invånare. Arbetet inom Region Gotland baseras på vår värdegrund som är förtroende, omtanke och delaktighet.

Välkommen att bli en av oss!

Tjänsten som 1:e stadssekreterare är placerad på Regionstyrelsens ledningskontors kanslienhet. Enheten består, utöver 1:e stadssekreteraren, av en chefsjurist, tillika enhetschef, en regionjurist, en stadssekreterare och två kanslisekreterare.

ARBETSUPPGIFTER
Som 1:e stadssekreterare ansvarar du efter regiondirektörens anvisningar, med hjälp av stadssekreteraren och kanslisekreterarna, för ärendeberedning, kvalitetsgranskning och sammanställning av sammanträdeshandlingar samt kallelser och protokoll till regionstyrelsen, arbetsutskottet och regionfullmäktige.

Du arbetar i ett team men har ansvaret för att en korrekt och tidseffektiv berednings- och ärendehanteringsprocess sker mellan tjänstemän och regionstyrelsen/regionfullmäktige. Det omfattar ett ansvar för ärendeberedningen genom att planera sammanträdesagendan, fördela ärenden på handläggare, se till att beslutsunderlag kommer fram på utsatt tid, bevakar kvalitén i detta och skriver protokoll.

Du medverkar aktivt i det administrativa utvecklingsarbetet inom hela Region Gotland, ger stöd till handläggare, nämndsekreterare, förtroendevalda och leder regionens nämndsekreterarnätverk som arbetar med stöd och utbildning i administrativa rutiner, dokumenthantering och arkivering. Som administrativt stöd för arbetet använder regionen dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3.

I din befattning förväntas du anpassa ditt arbetssätt till ständigt nya förutsättningar som samhällsutvecklingen för med sig. Det kan handla om nya verktyg för digitaliserad miljö, internetfunktioner, sociala medier, läsplattor till förtroendevalda, nya styr- och ledningsprinciper, nämndsammanslagningar, ny syn på delegering och verkställighet. Vi har ökade krav att regionen uttrycker sig på ett enhetligt och tydligt sätt i såväl tal som skrift så det är viktigt att språket i protokoll, tjänsteärende och yttranden blir korrekt men ändå enkelt att förstå.

Region Gotland har normalt sina nämndsammanträden på dagtid.

KVALIFIKATIONER
Du har högskoleutbildning med inriktning mot statskunskap, offentlig förvaltning, juridik, eller motsvarande. Det är meriterande att ha erfarenhet av administrativt arbete i en politiskt styrd organisation, gärna på kommunstyrelsenivå eller annan nämnd.

Du har god administrativ förmåga samt en väl utvecklad känsla för service. Du är van vid att hantera ett stort ärendeflöde i många gånger komplexa sammanhang. Du är noggrann och kan hantera många uppgifter samtidigt, även under tidspress.

Du har förmågan att arbeta självständigt men är ändå en lagspelare som är lyhörd mot din omgivning som är tjänstemän, politiker och medborgare. Du är utvecklingsinriktad och flexibel och ser möjligheter till förbättringar i den administrativa utvecklingen.

Du har god datorvana och vana av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem och du har lätt för att förstå nya datasystem och program. Du har goda kunskaper i svenska språket och uttrycker dig väl i både tal och skrift. Du har förmågan att sammanfatta och formulera varierande aspekter i text.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.