Administrativ chef

Ref: 20210927

OM ARBETSPLATSEN
Malmö bubblar av kreativitet, skaparglädje och av upplevelser. Ambitionsnivån är hög och siktet är inställt på att Malmö inom några år ska kunna kvalificera sig till kulturhuvudstad. Malmö är Sveriges snabbast växande stad och stadens rika kulturliv är en viktig del i att skapa den attraktiva staden. Vår stad är en global mötesplats med 186 nationaliteter och över 150 olika språk. Med utgångspunkt i konst, kultur och kreativt skapande ska kulturen utveckla och berika hela Malmö. Fler malmöbor ska involveras, bli hörda och aktiveras genom konst och kultur i vår stad. Välkommen till Kulturförvaltningen, Malmö stad!


ARBETSUPPGIFTER
Kulturförvaltningen kan erbjuda ett mångfacetterat och utvecklingsorienterat chefsuppdrag som administrativ chef. Hos oss kommer du att få möjlighet att verka i dynamiska sammanhang där Malmö stads kulturutbud genom stadens kulturinstitutioner och det fria kulturlivet står i centrum. Du kommer att tillhöra kulturstaben som under ledning av stadens kulturdirektör arbetar med det förvaltningsövergripande arbetet inom nämndsadministration, strategier, mål och visioner, ekonomi- och HR-frågor samt övergripande kommunikationsfrågor.

Förvaltningen befinner sig en i spännande tid av förändring, där mod och en förmåga att tänka nytt blir en nyckel till framgång. Administrativa avdelningen är nyinrättad sedan 1 mars 2021 och samlar totalt 35 medarbetare. Kärnan i ditt uppdrag som administrativ chef innebär att du tillsammans med chefer och medarbetare inom din avdelning på bästa sätt ska vidareutveckla strukturerade, effektiva och samordnade administrativa stödprocesser till kulturförvaltningens verksamheter. Som administrativ chef har du även ett samordningsansvar för stabsfunktionerna ekonomi, HR, kommunikation. 

Avdelningen består av kulturförvaltningens kansli samt tre enheter med verksamhet inom Lokal & Säkerhet, Kulturanalys & stöd samt Strategi & Kvalitet. Du kommer att ha övergripande verksamhetsansvar, arbetsmiljöansvar, budgetansvar samt personalansvar. Enheterna leds av tre enhetschefer som rapporterar till dig. Även kansliets fyra medarbetare rapporterar till dig.

Uppdraget innebär vidare ett huvudansvar för att samordna budget-, planerings- och uppföljningsprocesserna inom nämndshanteringen och kansliets arkiv och diarium. Det betyder att du ytterst ansvarar för att kvalitetssäkra de ärenden och de beslutsunderlag som ska lämnas vidare till kulturnämnden. Här vill vi att du kan erbjuda en solid kunskapsbas kopplat till nämndsprocess, administration, huvudregistratur och arkivfrågor där du utgör ett självklart stöd till kansliets medarbetare och till förvaltningsledningen. En del i uppdraget innebär att du ska kunna bidra med viktiga perspektiv för att förvaltningens ledningsgrupp ska kunna ta rättssäkra beslut gällande aktuella ärenden som ska tas upp i kulturnämnden.

Vi söker dig som trivs med att arbeta långsiktigt, strategiskt och framåtsyftande. Som administrativ chef på kulturförvaltningen innebär ditt arbete att du behöver kunna identifiera och effektivt kunna analysera samt driva utvecklingsfrågor med koppling till förvaltningens övergripande administrativa verksamhet. Som chef värnar du ett tillitsbaserat och tillitsbyggande förhållningssätt med en ambition att öka handlingsutrymmet för dina medarbetare.

Du rapporterar till kulturdirektören och ingår i förvaltningens ledningsgrupp. Som en del ledningsgruppen ser vi fram emot att du är engagerad i det strategiska utvecklingsarbetet för hela kulturförvaltningen utifrån en helhetsbild av förvaltningens samlade verksamheter och deras utveckling och behov.

 

KVALIFIKATIONER
Vi vänder oss till dig som har akademisk examen samt dokumenterad chefserfarenhet där du i din ledarroll har tidigare erfarenhet av att leda andra chefer samt leda en verksamhet i förändring genom ett tillitsbaserat ledarskap. Din bakgrund inkluderar mångårig erfarenhet av att arbeta med strategiskt utvecklingsarbete och verksamhetsutveckling med koppling till administrativa verksamhetsområden. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att samordna olika sakområden, gärna med koppling till administrativa funktioner så som HR, ekonomi och kommunikation. Uppdraget förutsätter en kvalificerad arbetslivserfarenhet inom nämndsprocess, administration, huvudregistratur och arkiv samt kunskap och erfarenhet av offentlig rätt (offentlighet och sekretesslagen), förvaltningslagen samt kommunallagen. Det är meriterande om du har en juristexamen (Jur.kand.) Goda kunskaper i svenska är nödvändigt och det är meriterande med kunskap i något av Malmös andra stora språk. 

Känner du även igen dig i nedanstående beskrivning? Då kan du vara den vi söker!
Du trivs med att bygga relationer och du har en social färdighet som gör att du obehindrat kan röra dig mellan olika sammanhang. Genom dialog skapar du tydlighet och förståelse hos chefer och medarbetare kopplat till verksamhetsövergripande frågor och du arbetar strukturerat med målstyrning och uppföljning. Att identifiera, analysera och driva strategiska utvecklingsfrågor är en av dina starka sidor och du har med framgång erfarenhet av att genom tillitsbaserad styrning leda en mångfacetterad verksamhet i förändring. 

 

Om arbetsplatsen
Kulturförvaltningen har det samlade ansvaret för Malmö stads kulturverksamhet. Kulturförvaltningen består av Malmö Konsthall, Malmö Konstmuseum, Malmö Kulturskola, Malmö Museer, Stadsarkivet, Biblioteken i Malmö samt Kulturarrangemang och mötesplatser. Kulturförvaltningen har ca 600 medarbetare.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: 100%
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Rekryteringsprocessen kommer att påbörjas med intervjuer i v. 25 och avslutas i augusti.

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.