Administrativ koordinator för SciLifeLabs ledning och vetenskapliga miljö

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.

Universitetsförvaltningens uppgift är att stötta universitetets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är universitetsförvaltningen policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.



SciLifeLab är ett samarbete mellan fyra universitet: Karolinska Institutet (KI), Kungliga Tekniska högskolan (KTH), Stockholms universitet (SU) och Uppsala universitet (UU).

Centret kombinerar avancerad teknik med ett brett kunnande inom translationell medicin och molekylär biovetenskap. SciLifeLab har från 2013 ett uppdrag från regeringen att verka som infrastruktur för att understödja forskare nationellt samt utgöra ett internationellt ledande centrum för storskaliga analyser inom molekylära biovetenskaper ämnat för forskning inom hälsa och miljö. Den del av SciLifeLabs verksamhet som ligger i Stockholm är uppbyggd av ett stort antal forskargrupper som formellt tillhör en institution på något av de tre universiteten i Stockholm eller är delaktiga via ett industriellt samarbete. Den administrativa gruppen inom SciLifeLab (Verksamhetskontoret) är fördelad på KTH och Uppsala Universitet. För denna tjänst ligger anställningen formellt vid Universitetsförvaltningen på KTH, men arbetsplatsen är i SciLifeLabs lokaler nära Karolinska Institutet i Solna. Det totala antalet personer inom SciLifeLab i Solna är idag ca 800.

Arbetsuppgifter

Tjänsten innebär en centralt placerad roll inom SciLifeLab med fokus på administrativ koordinering för SciLifeLabs ledning. En del av tjänsten omfattar också planering och genomförandet av vetenskapliga event för forskargrupperna som är lokaliserade vid SciLifeLab i Solna. I tjänsten ingår även delaktighet i SciLifeLabs kontinuerliga kvalitetsarbete.

Då SciLifeLab har flera beslutande organ och mötesforum finns ett stort behov av koordinering av dessa, vilket innebär att den Administrativa koordinatorn har ett ansvarsfullt uppdrag som kommer att utföras i mycket nära samarbete med Verksamhetschefen. Avstämningar med övriga personer i ledande ställning kommer att ske dagligen.

Den administrativa koordineringen innebär till stor del hantering av möten, bland annat följande:

- Planera dagordning för olika typer av möten på kort och lång sikt.
- Datumplanering samt utskick av kallelser.
- Tillse att underlag finns tillgängliga.
- Föra mötesanteckningar och skriva utkast till protokoll.
- Beredning av beslutsdokument och löpande övervaka beslut.
- Säkerställa kommunikation av beslut och andra dokument samt diarieföring och arkivering.

Planeringsarbetet och genomförandet av event inkluderar bland annat följande:

- Löpande administration av seminarieserie med internationella talare.
- Support för intern seminarieserie för seniora forskare.
- Support till seminarieserie för doktorander.
- Arrangemang av luncher för gruppledare.
- Praktiskt stöd för tematiska workshops några gånger per år.
- Arrangemang av en extern konferens för gruppledare en gång per år.

Vidare ingår i uppdraget att medverka i planering och övervakning av SciLifeLabs verksamhetsplan, samt delaktighet i SciLifeLabs kvalitetsarbete. Detta kan innebära framtagande och dokumentation av processer och rutiner, delaktighet i utvärderings- och utredningsarbete, riskanalys m.m.

Utöver ovanstående ingår att, tillsammans med kollegor vid Verksamhetskontoret, vara delaktig i organisation, kommunikation och praktiskt genomförande av vetenskapliga möten, event och besöksverksamhet, samt att vara en resurs i stöd för medarbetare i olika aktiviteter. En del av arbetet går ut på att säkerställa att verksamhet på nationell nivå är koordinerad med verksamheten på lokal nivå. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en akademisk examen och erfarenhet av (eller läggning för) administrativt stöd till ledande personer. Erfarenhet av administration och/eller kvalitetsarbete inom universitetsvärlden är meriterande, liksom kunskap om regelverk inom statlig verksamhet. Erfarenhet från planering, koordinering och kommunikation av event är meriterande. Du både talar och skriver svenska och engelska obehindrat och har mycket god stilistisk förmåga. Du har dokumenterad erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system samt god förmåga att själv organisera information och data systematiskt.

Som person har du en professionell inställning, god samarbetsförmåga och förmågan att lyssna och ta till dig ny information, kommunicera och hitta konstruktiva lösningar. Du bör ha ett genuint intresse av att interagera med människor och en fallenhet för att skapa goda relationer med personer i ledande ställning. Du är en positiv, orädd och tillmötesgående person, noggrann med detaljer och kommunikativ i ditt uppdrag. Du visar målmedvetenhet i uppdraget och har en väl utveklad förmåga att känna balansen mellan att vara principfast och pragmatisk.

Du kommer att bli en del av en dynamisk arbetsgrupp i en organisation som präglas av kontinuerligt förbättringsarbete. Vi söker därför dig som är positivt inställd och villig att systematiskt ta tag i nya eller förändrade arbetsuppgifter, antingen självständigt eller tillsammans med kollegorna.

Vi önskar att du med egna exempel och/eller stödbrev samt referenser visar hur väl du passar in i ovanstående beskrivningar. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Tjänsten inleds med en provanställning på 6 månader.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.