Administratör

Uppsala universitet

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Uppgiften är att bedriva forskning och utbildning av högsta kvalitet och att på olika sätt samverka med samhället. Vår viktigaste tillgång är alla de individer som med sin nyfikenhet och sitt engagemang gör Uppsala universitet till ett av de 100 bästa universiteten i världen och en av landets mest spännande arbetsplatser. Uppsala universitet har 40 000 studenter, 6 000 anställda och en omsättning på cirka 5,5 miljarder kronor.




med tillträde snarast

Arbetsmiljön: Kollegiet för avancerade studier (SCAS) är en nationell forskningsinrättning, främst inom samhällsvetenskap och humaniora, med Uppsala universitet som värduniversitet. SCAS har omfattande kontakter med vetenskapliga institutioner och stiftelser runt om i världen och har under de senaste åren genomgått en stark expansionsfas. Kollegiets verksamhet bedrivs i Linneanum och i Prefektvillan i Botaniska trädgården i Uppsala.

Ett centralt inslag i verksamheten är ett internationellt gästforskarprogram. Det innebär att framstående utländska och svenska forskare vistas vid kollegiet under ett år eller en termin. SCAS erbjuder en miljö som medger koncentration på den egna forskningsuppgiften men som också är öppen för samtal över disciplin- och nationsgränser. Verksamheten sköts till stor del på engelska. Kollegiet är en dynamisk miljö där arbetsbelastningen tidvis kan vara stor, t.ex. vid terminsstart och i samband med vetenskapliga symposier och kongresser.

Arbetsuppgifter: Innehavaren av tjänsten har ett viktigt ansvar för det intryck besökare och informationssökande får av kollegiet. I arbetsuppgifterna ingår bl.a. att:

- ta emot och välkomna besökare, inte minst nya gästforskare, och att hjälpa dem till rätta. Det innebär även ansvar för att förevisa Kollegiets lokaler för forskare och mindre grupper av gäster.
- ansvar för att gästforskarrummen ställs i ordning och utrustas inför och efter forskarnas ankomst och avresa.
- handha alla praktiska göromål knutna till gästforskarbostäderna.
- arrangera utflykter och andra sociala och kulturella evenemang.
- sköta praktiska arrangemang i samband med alla Kollegiets evenemang, exempelvis symposier och konferenser bl.a. att boka resor, hotell, restauranger mm, ställa iordning lokaler inför evenemang av olika slag (stolar, teknik osv.), och ta emot och sammanställa anmälningar inför evenemang.
- upprätthålla och löpande uppdatera adressregister.
- förbereda och genomföra stora utskick av post såsom informationsmaterial, inbjudningar och annat.
- förbereda, sammanställa och sända ut Kollegiets interna veckobrev och vid behov sammanställa och sända ut interninformation.
- i samråd med evenemangs- och/eller informationsansvariga genomföra epostutskick inför evenemang och att i dessa sammanhang tillhandahålla relevant informationsmaterial.
- besvara inkommande telefonsamtal under kontorstid (9-17) och övervaka att växel och automatiska telefonsvarare fungerar smidigt.
- vid behov beställa kontorsmaterial.
- sköta den dagliga posthanteringen, men också arkivering och diarieföring.
- bevaka Kollegiets och därtill knutna forskares förekomst i media och att sammanställa pressklipp. 

Kvalifikationskrav: Gymnasieexamen, gärna med inriktning på service, eller motsvarande kompetens som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig. God datorvana. Mycket goda kunskaper i engelska och svenska, i både tal och skrift. Flerårig erfarenhet av receptionsarbete och administration, eller motsvarande arbetsuppgifterna i denna tjänst. Dokumenterad erfarenhet av arbete vid ett institut för avancerade studier, eller likartad forskningsmiljö. Vänligt sätt och gott ordningssinne. Förmåga att arbeta självständigt liksom förmåga att samverka med kollegor. Stresstålighet.  Vid ett institut för avancerade studier som SCAS har alla medarbetare ett stort ansvar som värdar för forskare från många olika länder. Detta innebär att höga krav måste ställas på engagemang, flexibilitet och gott omdöme. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Önskvärt eller meriterande i övrigt: Förtrogenhet med den akademiska världen och god Uppsalakännedom är synnerligen meriterande liksom tidigare erfarenhet av internationellt inriktad verksamhet.

Upplysningar om anställningen lämnas av Sandra Rekanovic och Martin Grentzelius, tel. 018-55 70 85.

Välkommen med din ansökan senast 2 januari 2014. UFV-PA 2013/3097. Klicka på länken nedan för att komma till ansökningsformuläret.

Administratör

 


Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp. Vi tar enbart emot ansökan på det sätt som beskrivs i annonsen.