Administratör inom offentlig förvaltning/juridik sommaren 2020

Välkommen till kommunen som är tillräckligt stor för att driva utveckling och tillräckligt liten för att du ska kunna påverka mer än den egna arbetsplatsen. Tillsammans skapar vi Alingsås!

Tjänsten är centralt placerad på enheten för kansli/juridik vid kommunens stabsavdelning, tillhörande kommunledningskontoret. Kommunledningskontoret är kommunstyrelsens verkställande organ och består av drygt 100 tjänstemän. Kommunledningskontoret leder och samordnar kommunens strategiska planering och utveckling, bereder beslutsunderlag till kommunstyrelsen och utför särskilda uppdrag och utredningar.

Kontorets uppdrag innefattar även att följa upp verksamheten i kommunen och ansvara för modeller och strukturer kring kommunens styrning och ledning. Kommunledningskontoret stödjer förvaltningarna med rådgivning och specialisttjänster samt i samverkan kvalitetssäkrar service till Alingsås medborgare.

ARBETSUPPGIFTER
Som administratör med kompetens inom offentlig förvaltning och/eller juridik kompletterar du vår enhet kansli/juridik under sommarmånaderna 2020. Vår enhet består av kommunsekreterare, kommunarkivarier, strateger, kommunjurist samt registrator. Enheten är organiserad under stabsavdelningen, vid kommunledningskontoret i Alingsås kommun. Tjänsten innebär framförallt ett brett spektra av uppgifter inom offentlig administration, och huvuddelen av din arbetstid kommer att ägnas åt administrativa uppgifter som är återkommande varje dag.

I din roll som administratör inom offentlig förvaltning/juridik kommer du att ansvara för kommunens inkommande post och e-post, registrera inkomna handlingar i diarieföringssystem samt avsluta ärenden och arkivera handlingar. Det ingår även att ta fram handlingar från diarium och arkiv, både elektroniskt och fysiskt.

Om du har juridisk utbildning kommer du att ansvara för att sekretesspröva handlingar innan de lämnas ut. Du kommer att göra en första bedömning av om en handling kan lämnas ut samt sköta utlämnandet. Du förväntas göra mindre rättsutredningar åt kommunledning och övriga förvaltningar i frågor som uppkommer under perioden.

I tjänsten ingår det också att hjälpa medarbetare i frågor som rör regler kring offentlighet och sekretess, förvaltningslagens krav på offentlig verksamhet, personuppgiftshantering samt grundläggande kommunalrätt. Du kommer även att svara i telefon och besvara enklare frågor om kansliets verksamhet både internt och externt

Under vissa veckor kommer du att vara ensam tjänstgörande person på enheten.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som i första hand har en pågående eller slutförd utbildning inom juridik, samhällsvetenskap eller offentlig förvaltning. Krav för tjänsten är att du har grundläggande kunskap i offentlighet och sekretess, förvaltningslagen och GDPR samt förståelse för den politiska processen i en kommun. Har du erfarenhet av administrativt eller juridiskt arbete sedan tidigare är detta meriterande.

Vi söker dig som är en noggrann och engagerad person med mycket god känsla för administration. Du är ansvarstagande och förstår att din roll utgör en viktig del av helheten. Du kan självständigt planera och bedriva ditt arbete.

För att trivas i rollen behöver du tycka att det är stimulerande att dagligen utföra återkommande administrativa arbetsuppgifter. Du har en god känsla för detaljer och är mån om att utföra uppgifterna enligt framtagna rutiner. Du har ett mycket gott bemötande och en god känsla för service. Du är självständig och ser till att söka svar på dina frågor, samtidigt som du är prestigelös och ber om hjälp när det behövs. Du har en mycket god
samarbetsförmåga och uppskattar att ingå i en grupp med olika kompetenser.

ÖVRIGT
Du erbjuds möjlighet till två veckors ledighet i augusti om så önskas. I övrigt förväntas du arbeta heltid under perioden.

Fungerar arbetet bra finns goda möjligheter till att förlängning av tjänsten i form av visstidsanställning någon dag/några timmar per vecka under hösten 2020 och våren 2021.