Administratör med inriktning reception

Länsstyrelsen är regeringens företrädare i länet och samordnar det regionala utvecklingsarbetet. Vi arbetar med frågor som bland annat avser miljö- och naturvård, landsbygd, samhällsplanering, djurskydd, beredskap, jämställdhet, integration och kulturmiljö. Vi arbetar aktivt för länets utveckling och samordnar olika samhällssektorer. I vårt arbete värnar vi om rättssäkerhet, öppenhet, likabehandling och god service. Länsstyrelsen i Hallands län har sitt kontor i centrala Halmstad och vi är idag ca. 230 anställda. För mer information se vår webbplats, www.lansstyrelsen.se/halland.

Tjänsten är organisatoriskt placerad vid enheten för verksamhetsstöd som består av drygt 30 medarbetare som arbetar med ekonomi, personal, juridik, inköp, diarium och arkiv samt intern service. Enheten ansvarar även för områdena dataskydd, informationssäkerhet och säkerhet. Du kommer att ingå i arbetsgruppen säkerhet och service och dina närmaste medarbetare är ansvariga för säkerhet, informationssäkerhet, lokaler och internservice samt IT, telefoni och tekniskt stöd.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker dig som är intresserad av att arbeta med säkerhet och service och att vara en stödjande administrativ resurs för hela myndigheten. Du kommer att fördela din tid mellan länsstyrelsens reception och att vara ett administrativt stöd i olika funktioner.
Som receptionist kommer du att vara den första som länsstyrelsens besökare och medarbetare möter. Du kommer att ansvara för receptionen som service- och säkerhetsfunktion och ge service till våra besökare och medarbetare. Arbetet är mångfacetterat och innebär bland annat att du tar emot besökare, ansvarar för vårt besökssystem och tar emot frågor från medarbetare och allmänhet.

Vidare ansvarar du för administration kring möten och konferenser, hjälper till med inköp och beställningar samt andra arbetsuppgifter inom service och administration. Vi ser gärna att du kan bistå med viss teknisk support gällande installation av mobiltelefoner, datorer och skrivare. Utöver detta får du också vara beredd på att kunna ställa upp med andra arbetsuppgifter när det behövs inom enheten.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• genomförd gymnasieutbildning
• minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete och intern service, till exempel som receptionist, sekreterare, arbete inom kundservice eller kundsupport
• mycket god datorvana och erfarenhet av att arbeta i olika typer av IT-baserade verktyg, till exempel Microsoft Officepaketet
• mycket god förmåga att kommunicera vårdat, enkelt och begripligt både muntligt och skriftligt på svenska.

Som person är du serviceinriktad och har lätt för att bygga goda relationer. Du tycker om att träffa människor och vill alltid leverera en hög servicenivå. Du är noggrann och är strukturerad samtidigt som du är flexibel och klarar av att periodvis ha ett högt flöde av arbetsuppgifter. Du har en god förmåga att arbeta med flera parallella arbetsuppgifter samt trivs med att arbeta administrativt.

Vidare är du självgående, tillgänglig och pedagogisk med ett lösningsfokuserat förhållningssätt och du tar själv ansvar för dina arbetsuppgifter. Du arbetar självständigt men du trivs samtidigt med att arbeta tillsammans i en grupp med personer med olika yrkesbakgrunder.

Vi kan erbjuda:
• En spännande arbetsplats med bred kompetens
• En möjlighet att bidra till viktiga samhällsuppdrag
• Ett riktigt härligt team som stöttar, hjälper och utvecklar varandra

Vi vet att mångfald berikar och söker dig som kan komplettera vårt team med din kompetens, erfarenhet och personlighet.

Vi ber dig söka tjänsten genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande. Ansökan till tjänsten görs via Offentliga Jobb.

Vi har aktivt valt media för annonsering och undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna rekrytering.

Länsstyrelsen tillämpar sex månaders provanställning för denna anställning.

ÖVRIGT
Tjänsten är säkerhetsklassad och vi genomför en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt bestämmelserna i säkerhetsskyddslagen innan tjänsten tillträdes.
Information om hur vi hanterar dina personuppgifter hittar du på www.lansstyrelsen.se/dataskydd.