Administratör till Personalpool utbildning

Vi samverkar för att barn och elever ska utvecklas och ha en trygg uppväxt.

Vi lär barn att läsa, skriva och räkna. Vi bidrar till att utveckla barns fantasi och tro på den egna förmågan. Vi stödjer barn och elever att leva ett självständigt liv. Vi har Sveriges viktigaste jobb - vårt uppdrag är att ge unga framtidstro.

Personalpool utbildning har som uppdrag att stötta förvaltningens verksamheter i hantering av kortare personalbehov. Personalpoolens administratörer utför uppgifter som gäller poolarnas och timvikariernas anställning. Personalpoolen består av ca. 130 poolare med heltidsanställning och en större grupp timvikarier.

Personalpool utbildning leds av tre enhetschefer och poolare kan bokas till alla förskolor och fritidshem i kommunen. Personalpool utbildning ansvarar för poolarna med heltidsanställning och timvikarierna med intermittenta anställningar. Poolare har tilldelats ett hemviste ifall de inte är bokade, timvikarierna jobbar de pass som de tackar ja till och endast ifall verksamheten har personalbehov.

Personalpool utbildning leds av en verksamhetschef som är närmaste chef för personalpoolens enhetschefer och personalpoolens administrativa team med 6 administratörer.



Dina arbetsuppgifter
Som medarbetare hos oss kommer du att arbeta operativt med att säkerställa stöd i rekrytering av poolare och korttidsvikarier. Du är telefonsupport internt och externt samt stöttar verksamheterna i frågor som berör korttidsbemanning.

Du hanterar personaladministrativa uppgifter gällande poolarnas och korttidsvikariernas anställning och lön. Du kommer även att ha uppföljning och kontinuerlig dialog med verksamhetschef, enhetscheferna för personalpool och de verksamheter vi stöttar. Du deltar aktivt och bidrar med din kompetens i utvecklings- och förbättringsprojekt inom området.

Som administratör för personalpoolen ger du ett nära administrativt stöd till enhetschefer, för- och grundskolor och fungerar som ”spindeln i nätet” för personalpoolen. Arbetet är varierande och innehåller såväl rutinmässiga arbetsuppgifter som mer kvalificerade arbetsuppgifter enligt nedan:

- Administrera korttidsbehov
- Administrera verksamheternas egna intermittenta
- Samverkan med externt bemanningsföretag
- Löneattestering kopplat till intermittent anställda
- Frånvaroregistrering
- Adato/Stella
- Systemadministration
- Uppföljning av intermittent anställda
- Löneöversyn



Om dig
Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning och erfarenhet av administrativt arbete. Som person är du initiativrik, serviceinriktad, flexibel, strukturerad och ordningsam. Du kan arbeta självständigt med flera uppgifter parallellt där du har en egen drivkraft, kan se helheten och göra relevanta prioriteringar i arbetet. Du har en god samarbetsförmåga och kan bemöta kollegor, poolare. timvikarier och förskolans samt grundskolans rektorer/ordinarie personal på ett bra och serviceinriktat sätt då du även är ansikte utåt för Personalpool utbildning.

Du är proaktiv och handlingskraftig och har vana av att arbeta med personaladministrativa system som till exempel Personec P, Multiaccessen och Time Care pool. För att trivas hos oss är du stresstålig och prestigelös.

Vi tror att du är en person som ser möjligheter i det mesta och bidrar aktivt med idéer för att utveckla vårt arbete. Du gillar att finnas i sammanhang där tempot är högt och där du ofta får hantera nya typer av frågor. Du står för god service, ett gott professionellt bemötande i alla dina kontakter och är självgående till din natur. Vi vill fortsätta bygga ett fantastiskt team av medarbetare där alla drar åt samma håll och bidrar till vår gemensamma och verksamhetens utveckling.

Om du känner igen dig i ovanstående beskrivning, skicka in din ansökan med personligt brev och CV. 

Om Umeå kommun


Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med över 13 000 medarbetare. Kommunen har ca 440 chefer och verksamheten är indelad i åtta förvaltningar. Våra jobb och vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Umeå är en kulturstad i ständig utveckling. För att klara målet 200 000 invånare år 2050 behöver vi bli fler som arbetar för tillväxt och välfärd. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. De närmaste tio åren kommer vi att anställa omkring tusen medarbetare varje år. Vill du bli en av oss?


Som medarbetare hos oss i Umeå kommun kan du ta del av ett antal förmåner. Läs mer om våra förmåner https://umea.se/jobbochforetagande/jobbochpraktik/kommunensomarbetsgivare/varaformaner.4.1b4d24fb1752122eb843bf.html


Säljer du annonser eller erbjuder rekryteringsstöd? Var vänlig, kontakta inte kommunen om det! Vi väljer och kontaktar själva företag vi samarbetar med.