Administratör till VO Arbetssökande i Malmö

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Vill du bli en av oss?




Vill du axla en spännande roll som administratör till vår enhet?
Har du talang för att skapa ordning och reda, gillar både eget ansvar och tätt samarbete och trivs med att ha många olika kontaktytor? Då ska du söka den här tjänsten hos oss!

Arbetsförmedlingen Personligt distansmöte finns idag på 15 orter i landet.

Vårt uppdrag är att ge arbetssökande enhetlig, effektiv och kvalificerad service. Detta sker genom e-tjänster och personlig service via telefon men även via chatt, e-post, videosamtal och i sociala medier. Vi strävar efter att fler kunder ska få sin service via webb och telefon. Målet är att ge rätt service, i rätt tid och i rätt kanal.

Hos oss arbetar du inte ensam, vi sitter tillsammans på avskärmade platser i kontorslandskap och kan stötta varandra i arbetet. Vårt ledarskap är nära och coachande och uppmuntrar till delaktighet, motivation och ansvarstagande.

Arbetsuppgifter
Som administratör är du ett stöd till sektionscheferna i ledningsgruppen och till Arbetsförmedlarna på enheten. Du trivs i ett arbete där det är ett mycket högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att ha ett administrativt ansvar.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat diarieföring, granskning av medarbetares semesterönskemål, beställningar, utskrifter och arkivering av handlingar. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du med hög integritet och stort engagemang underlättar ledningsgruppens och medarbetarnas vardag.

I rollen som administratör kommer du förutom ovan att ha kontakt med samarbetspartners internt och externt.

Kvalifikationskrav
- Godkänd gymnasieutbildning
- Minst två års arbetslivserfarenhet inom administration
- Mycket god datorvana, främst inom MS-Office
- Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift, samt god läsförståelse

Övriga kvalifikationer
- Erfarenhet av diarieföring, dokumenthantering och Sharepoint
- Att ha arbetat som administratör inom arbetsförmedlingen
- Har god samarbetsförmåga, är service minded och brinner för administrativt arbete
- Förmåga att ta initiativ och värdera sitt bidrag till helheten

I rollen som administratör är det viktigt att du kan planera och strukturera ditt och andras arbete. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på flexibilitet samt god organisations- och prioriteringsförmåga. De direktiv som du arbetar utifrån kan snabbt förändras.

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet medenlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarkriterier:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt
Tjänsterna är tillsvidareanställningar på heltid med tillträde så snart som möjligt. Anpassning kan göras efter arbetsförmåga. Vid tillsvidareanställning tillämpar Arbetsförmedlingen 6 månaders provanställning om du inte redan är anställd på myndigheten. Placeringsort Malmö.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats och värderar våra medarbetare högt. Vi har goda förmåner, med bra semesteravtal, flextid, möjlighet till friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Hos oss finns ett stort engagemang, alla som jobbar här är här av rätt anledning och vill göra en insats. Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast den 15 November 2021 märkt med diarienummer Af-2021/0084 5257. Bifoga CV och personligt brev, där du beskriver varför du söker jobbet. Du ansöker elektroniskt och kommer få svara på ett antal urvalsfrågor. 

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Detta innebär att vi använder vetenskapligt förankrade urvalsmetoder och en strukturerad process för att bedöma vilken kandidat som är mest lämplig för tjänsten. Urvalstest kan förekomma. Vid vissa rekryteringar dyker det upp en testlänk direkt via rekryteringssystemet. Det är dock möjligt att avvakta testning och först läsa utskickad information.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.