Administratör/Receptionist

White är är ett av Skandinaviens ledande arkitektföretag. Vi arbetar med samhällsutveckling i Skandinavien och internationellt, genom att i våra projekt skapa hållbar arkitektur som berör. White arkitekter är ett medarbetarägt företag med 750 medarbetare grundat 1951.  Vi söker nu en ny medarbetare till kontoret i Malmö där vi idag är 55 medarbetare. Som receptionist och administratör har du en viktig roll i verksamheten. Du har kontakt både med medarbetare och besökare dagligen och det arbete du utför har stor betydelse för att få kontoret att fungera väl.

Trivs du i en omväxlande roll med fokus på administration och service? Har du tidigare erfarenhet ifrån en serviceroll? Då kan det här vara chansen för dig! På White får du möjlighet att jobba i en stimulerande och kreativ miljö med varierande arbetsuppgifter.

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta i receptionen där du tar emot besökare och ansvarar för telefonen. Du har ett trevligt bemötande och tycker det är roligt att ge bra service. Du ansvarar för att gemensamhetsytor som kök, konferensrum och fikaplatser fungerar och ser representativa ut. Att sätta fram frukost, ordna fika och beställa luncher ser du som ett roligt inslag i tjänsten. Du har ett öga för det lilla extra och tycker det är viktigt att ha det snyggt och prydligt omkring dig. Till detta kommer diverse administrativa uppgifter;

• Fakturor
• Resebeställningar, hotellbokningar
• Handkassan
• Inköp och leveranser, ex kontorsmaterial, livsmedel och catering
• Postgång och beställning av bud
• Kontakt och administration med företagshälsovård
• Kontakt med hyresvärd och vaktmästare
• Hjälpa nya kolleger med diverse beställningar
• Förnya avtal
• Uppdatering av telefonlistor, semesterlistor och anmälningslistor
• Logistik kring evenemang, workshops och liknande
• Ansvar för kopiering- och frankeringsmaskin

Kvalifikationer
Vi ser gärna att du har arbetat i någon form av serviceroll tidigare. Du är en van datoranvändare och känner dig trygg i det svenska och engelska språket, såväl i tal som i skrift. Som person är det viktigt att du har en positiv attityd och en god samarbets- och kommunikationsförmåga. Du behöver vara pålitlig, flexibel och ödmjuk. Vidare ställs krav på att du har ett självständigt, noggrant och strukturerat arbetssätt. Du trivs i en servicefunktion och är lösningsfokuserad.

Vi ser gärna att du söker tjänsten så snart som möjligt då vi jobbar med ett löpande urval. Sista ansökningsdag är den 6 maj.

Välkommen med din ansökan!