Administratör/Sekreterare till Business Region Skåne, Administrativa enhete

Business Region Skåne är en marknadskoncern med fyra dotterbolag som ägs till 85 procent av Region Skåne och 15 procent av Kommunförbundet Skåne. Tillsammans med dotterbolagen arbetar Business Region Skåne för att locka fler besökare, stora evenemang, filmproduktioner och investeringar till Skåne. VD för Business Region Skåne är tillika Näringslivschef inom Region Skåne. Näringsliv arbetar med för ett starkare näringsliv som skapar hållbar tillväxt och jobb i Skåne. Dessa mål uppnår vi genom att verka på olika områden tillsammans med kommunerna i Skåne, högskolor och universitet, ideella organisationer samt privata och offentliga verksamheter.

Vi erbjuder dig:
- Ett ansvarsfullt och stimulerande arbete
- Arbete med kompetenta och trevliga medarbetare i Dockan Malmö där vi sitter tillsammans med många av Region Skånes intressanta verksamheter
- Arbete i ett bolag som ligger i framkant inom många områden


ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu en erfaren administratör/sekreterare till Business Region Skåne (BRS), Administrativa enheten, i Malmö.

Du ingår i den administrativa enheten som stödjer Business Region Skåne (BRS) samt avdelning regional utveckling inom Region Skåne. Du kommer främst att arbeta nära VD i BRS, administrativ chef samt controller. Dina uppgifter blir främst att hantera diverse administrativa uppgifter på uppdrag av VD samt administrativ chef (som är din närmsta chef).

Cirka 40 % av tjänsten arbetar du med moderbolaget och dotterbolagen (22 styrelsemöten om året). Du förbereder styrelsemöten, skriver protokoll, diarieför, sköter efterarbetet runt de ärenden som beslutas om eller diskuteras i styrelsen. Frågor som styrelsen beslutar är bland budget, policyer, bokslut, verksamhetsplaner, samt långsiktiga strategiska frågor och utvecklingsfrågor.
Du arbetar med löpande ärenden till bolagsverket under verksamhetsåret och planering och genomförande av årsstämman.

Ca 40 % av tjänsten ingår stöd till VD för BRS: underlätta ledningens arbete, mötesadministration, ledningsgruppsadministration (2 ledningsgrupper: BRS (ca 1 möte/månad), samt Näringsliv (2 möten/mån), få ihop agendor och planering, resebokningar, Framtagning och sammanställning av material inför möten, protokoll och mötesdokumentation ingår i rollen.

Ca 20 % av tjänsten, beroende på din kompetens tillkommer ytterligare arbetsuppgifter. Vi ser gärna ett intresse av att arbeta med planering av interna utbildningar, men det kan även vara inom andra områden.

Vi håller på att utveckla och digitalisera mer av styrelsearbetet och det är viktigt att du är intresserad av att ta detta utvecklingsarbete vidare. Stor flexibilitet är ett krav eftersom det handlar om en kombinationstjänst där de olika arbetsuppgifterna kräver förmåga till planering och där också beslut fattas som kan innebära snabba förändringar.

Vi tillämpar löpande urval i denna rekrytering och ber dig därför inkomma med din ansökan snarast möjligt.


KVALIFIKATIONER
Du som söker har eftergymnasial utbildning, gärna med administrativ inriktning. Har du högskoleutbildning ser vi detta som en merit för tjänsten. Du bör ha goda kunskaper om hantering av allmänna handlingar, diarieföring och arkivfrågor samt stor vana att arbeta i Officepaketet. Vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation. Vidare har du god förmåga att kommunicera i såväl tal som skrift samt ha dokumenterad god erfarenhet avseende mötesanteckningar och protokoll.

Det är viktigt att du kan organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt samt håller tidsgränser. Kunskap och erfarenhet av att arbeta med IT som verktyg är ett grundläggande krav.

Vi förutsätter att du som person är strukturerad, kvalitetsmedveten och stresstålig. Du har känsla för service, är självgående men har samtidigt lätt för att samarbeta med andra. Det är viktigt att du, liksom vårt glada gäng, känner glädje i ditt arbete och att du har förmåga att sprida detta till din omgivning.


ÖVRIGT
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.