Arkivarie till miljöförvaltningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning

Miljöförvaltningen är i huvudsak en tillsynsmyndighet med ansvar för miljötillsyn och livsmedelskontroll.

Vi arbetar för att alla i Stockholm ska leva i en frisk och hälsosam miljö. Miljöförvaltningen är även ansvarig för att samordna stadens energieffektiviserings- och klimatarbete, samt ansvarar för övervakning av luft- och vattenkvalitet och miljögifter.

Avdelningen för Verksamhetsstöd består av 23 medarbetare fördelade på sex expertfunktioner: ekonomi, IT, juridik, kommunikation, HR samt arkiv och registratur. Avdelningens uppgift är att ge stöd till chefer och handläggare inom respektive ansvarsområden. På varje funktion finns en samordnare. Avdelningschefen har det direkta personalansvaret och är din närmaste chef.

Du kommer att höra till funktionen arkiv och registratur, som består av två arkivarier och en registrator.

Miljöförvaltningen är en trivsam arbetsplats med god gemenskap och blandade åldrar, belägen i centrala Stockholm. Vi erbjuder dig ett intressant och varierande arbete på en arbetsplats med bred expertkunskap. Vi har vida flexramar och satsar på hälsa och friskvård. Du blir en del av en framåtsträvande verksamhet där vi arbetar för en frisk och hälsosam miljö. 2018 utsågs Miljöförvaltningen i Stockholm till en av Sveriges attraktivaste arbetsgivare av Nyckeltalsinstitutet.

När en av våra arkivarier nu går vidare till nya utmaningar söker vi en ny arkivarie - som är van att arbeta med digital dokumenthantering, tycker om att lära sig ny teknik, och vill ha en drivande roll i vårt fortsatta utvecklingsarbete.

Arbetsbeskrivning

Miljöförvaltningen har sedan 2011 digital ärendehantering och strävar efter att göra kommunens data/information öppen och digitalt tillgänglig för medborgare och näringsliv. Vi arbetar framför allt i miljöförvaltningens ärende- och dokumenthanteringssystem Ecos. Inom de närmaste åren kommer förvaltningen även att införa stadens nya gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem eDok.

Som arkivarie arbetar du bland annat med att:

- Redovisa förvaltningens information (hålla hanteringsanvisningar, bevarandeförteckning och arkivbeskrivning uppdaterade)
- Ta fram/uppdatera rutiner och handledningar
- Stödja och utbilda verksamheten i arkiv- och dokumenthanteringsfrågor
- Lämna ut allmänna handlingar
- Arkivera förvaltningens ärenden i stadens e-arkiv
- Bevaka arkivfrågor vid införandet av nya IT-system
- Vara med och driva arbetet på förvaltningen med införandet av stadens centrala system eDok.
- Göra gallringsutredningar
- Bevaka GDPR-frågor inom arkivområdet

Utöver sedvanliga arkivarieuppgifter behöver du vid behov hjälpa till med registratoruppgifter så som:

- Postöppning och bedömning av inkomna handlingar
- Registrering av handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet Ecos
- Registervård/rättningar i Ecos

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en relevant högskoleutbildning med minst 40p/60hp i arkivvetenskap eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har några års erfarenhet av arbete som arkivarie i offentlig förvaltning. Du är van att arbeta med digital dokumenthantering och tycker om att lära dig ny teknik och utnyttja teknikens möjligheter för att utveckla verksamheten. Du använder obehindrat de senaste versionerna av program som t ex Word, Excel och Adobe Acrobat. Du har vana av att hantera utlämnandet av allmänna handlingar.

Du har goda kunskaper i offentlighetslagstiftningen och annan relevant lagstiftning (inklusive GDPR). Studier i systemvetenskap är meriterande liksom erfarenhet från arbete på miljöförvaltning eller kommunal myndighet med liknande verksamhet.

Vi söker dig som har en uttalad känsla för service och har lätt för att samarbeta. Som person ska du vara drivande och van vid att arbeta med utvecklingsarbete. Du kan fatta självständiga beslut och har ett utvecklat sinne för noggrannhet och struktur. Även god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska är ett krav.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.