Assistant(e) de programme / Réceptionniste

Intitulé du poste : Assistant(e) de programme / Réceptionniste
N° de processus d'affectation : STKREC
Type : Emploi d'urgence (Les candidat(e)s qui réussiront le processus de recrutement feront partie d'un pool de personnes qualifiées pour un emploi éventuel d'urgence à l'Ambassade du Canada, au poste d'Assistant(e) ou Réceptionniste)
Service : Ambassade du Canada en Suède
Nombre de postes : Pool - illimité
Catégorie d'emploi : Assistance aux programmes / Réception
Niveau : Assistant
Classification : LE-05
Grille de salaire : SEK 328,480 (LE-05) brut par an
Lieu : Stockholm, Suède
Date de clôture : 10/08/2018

Résumé des fonctions :

Le Bureau de l'Ambassade du Canada à Stockholm est tenu de créer un pool de personnes pour occuper le poste de Réceptionnistes ou Assistant(e)s de programmes, en tant qu'employé(e) d'urgence, selon une formulation de besoin interne. Exemples de fonctions :
. Recevoir des visiteurs à l'accueil
. Gérer le standard téléphonique de tous les services
. Fonctions d'appui administratif
. Travailler en lien avec le gouvernement local
. Autres tâches en fonction des nécessités

Critères de sélection/ Admissibilité :

Ce poste est ouvert à toute personne éligible à travailler en Suède, qui remplit toutes les exigences essentielles listées ci-dessous, et dont la candidature sera parvenue avant la date limite de candidature.
Le Gouvernement Canadien est un employeur qui offre à tous les mêmes opportunités et accepte volontiers les candidatures issues de différents segments de la société. Les candidatures seront examinées en toute objectivité sans tenir compte de l'origine ethnique, la religion, le genre, l'âge, l'orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur sans rapport avec le poste.
Qualifications essentielles

Formation :
. Diplôme universitaire dans un domaine pertinent OU diplôme d'études secondaires avec minimum cinq (5) ans d'expérience appropriée*.

*On entend par expérience appropriée un emploi dans un service administratif et/ou appui politique et/ou en tant que réceptionniste.

Langues :
. Anglais courant (oral et écrit).
. Suédois courant (oral et écrit).

Expérience :
. Minimum un (1) an d'expérience récente* dans les services administratifs et/ou appui politique et/ou services de réception
. Expérience récente* à fournir conseils et solutions à des clients internes et externes

*On entend par récent une expérience dans les 5 dernières années
Connaissances :
. Connaissances approfondies en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Compétences :
. Capacité à planifier et s'organiser en autonomie
. Capacité à coordonner les priorités dans des délais courts
. Capacité à analyser et interpréter rapidement de nouvelles informations
. Souci du détail et de l'exactitude
. Capacité à communiquer de façon claire, polie et efficace, à l'oral et à l'écrit
. Flexibilité et capacité à travailler sous pression
. Intégrité professionnel et capacité de jugement
. Capacité confirmée à travailler en équipe avec courtoisie et efficacité

Les qualifications constituant des atouts

La préférence pourra être accordée à des candidats ayant les atouts suivants :

Langues :
. Français (oral & écrit)

Expérience :
. Expérience récente (dans les cinq (5) dernières années) dans une mission diplomatique, une agence gouvernementale, une organisation internationale ou une entreprise multinationale

Si un(e) candidat(e) remplit les exigences listées dans les atouts, il/elle est tenu(e) de prouver clairement dans sa lettre de motivation comment elles ont été acquises.

Besoins organisationnels :

Exigences opérationnelles :
. Des heures supplémentaires peuvent être requises occasionnellement
. Horaires de travail : Semaine de travail normale 37,5 heures (7,5 heures par jour)

Conditions de recrutement :
. Toute candidature est soumise à la réception de références satisfaisantes et à la capacité à fournir un état fiable de contrôle de sécurité (y compris un contrôle criminel et de crédit).
. Les candidats doivent détenir le droit de travailler légalement en Suède. Les permis de travail temporaires ne sont pas acceptés.


Comment postuler :

. Cliquez sur le lien www.wfca-tpce.com et complétez le formulaire de candidature en ligne avant la date limite de candidature. Un CV et une lettre de motivation doivent également être téléchargées. Toute candidature n'incluant pas les documents ou les informations requises sera rejetée.
. Les candidat(e)s sont tenu(e)s d'expliquer brièvement dans leur lettre de motivation comment ils remplissent les exigences essentielles en termes de qualifications et d'atouts.

Remarques importantes :
. Les candidat(e)s peuvent participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix. Il leur est demandé d'indiquer dans leur candidature leur langue officielle préférée (Anglais ou Français).
. Les informations quant au processus de recrutement seront transmises par e-mail. Il relève de la responsabilité du candidat de s'assurer que les coordonnées soient transmises et à jour.
. Les candidat(e)s qui postulent à cette sélection doivent fournir une adresse électronique qui accepte les e-mails en provenance d'utilisateurs inconnus (certains systèmes bloquent ce type de courriers électroniques).
. Les candidat(e)s retenu(e)s à la première étape de sélection seront convoqué(e)s pour une évaluation supplémentaire. Les méthodes d'évaluation peuvent inclure, entre autres, un examen écrit, un entretien oral, des jeux de rôle, des tests pratiques, des présentations et/ou un bilan psychométrique.
. Pour les candidat(e)s qui parviennent à l'étape d'entretien, il sera procédé à une vérification de leurs références, ce qui fera partie du processus de sélection.
. Merci de noter que l'Ambassade du Canada à Stockholm ne commandite pas de permis de travail, ni directement ni indirectement.
. Les candidat(e)s doivent avoir leur propre permis de travail pour le poste proposé.
. L'Ambassade du Canada à Stockholm ne rembourse pas les frais de trajet éventuels de et vers les entretiens/examens, ni les frais de déménagement.
. Si un(e) candidat(e) a besoin d'une assistance spéciale pour participer aux examens ou aux entretiens, merci de bien vouloir le mentionner dans la candidature.
. Les résultats de cette sélection pourront aussi être utilisés pour établir une liste de personnel éligible à des ouvertures de postes similaires à l'Ambassade du Canada à Stockholm, ce qui peut se produire dans les 24 mois suivant la fin de cette sélection.