Assistent till överintendenten

Tillsvidare, heltid

Tillträde enligt överenskommelse

Moderna Museet är en statlig myndighet med nationellt ansvar för samling av modern och samtida konst. Museet har ett omfattande program för utställningar, projekt och pedagogisk verksamhet samt för internationellt utbyte inom konstområdet. Museet finns i Stockholm och Malmö. Det är fri entré till museets samling och många tillfälliga utställningar.

Arbetet

Som assistent till överintendenten har du en central, ansvarsfull och omväxlande roll i verksamheten. Fokus i ditt uppdrag är att ge ett effektivt administrativt stöd. Du koordinerar överintendentens kalender- och resebokningar samt hanterar mejl, post och telefon. Du ansvarar för att planera och organisera olika möten och att anordna arrangemang. I tjänsten som assistent är du den naturliga kontaktpunkten både internt och externt. Du gör underlag till presentationer och skrivelser, hanterar fakturor, administrerar beslut, har koll på kalendaren och reseräkningar. För ledningsgruppsmöten ansvarar du för årsmötesschema och gör bokningar. Du tar fram utkast till dagordning, sammanställer underlag, för anteckningar och följer upp. Vid behov svarar du för att skriva och publicera information på intranätet. Du rapporterar till överintendenten.

Som anställd vid Moderna Museet och i staten arbetar du på medborgarnas uppdrag – ett viktigt och ansvarsfullt åtagande. Du känner till och följer de lagar och regler som gäller i verksamheten, agerar sakligt och opartiskt, respekterar öppenhet och yttrandefrihet, behandlar alla lika och med respekt samt förenar service med effektivitet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:


• Gymnasieutbildning.
• Flera års aktuell erfarenhet av administrativt stöd till högsta chef/eller arbete som exekutiv assistent/eller en administrativ roll på motsvarande nivå
• Arbetat med administrativt stöd till ledningsgrupp
• Erfarenhet av administrativa uppgifter
• Skrivit minnesanteckningar och protokoll
• Sammanställt material och presentationer
• Planerat och koordinerat aktiviteter och möten
• Administrerat fakturor
• Erfarenhet av att tolka och förstå regler/policys
• Mycket goda kunskaper i svenska i skrift och tal
• Mycket goda kunskaper i engelska i skrift och tal
• Goda kunskaper i Microsoft Office
• Erfarenhet av olika administrativa system
• Vana av att hantera teknik i konferensrum

Vi söker dig som är trygg och stabil och trivs i en variationsrik roll. Du är självgående och hanterar med engagemang och noggrannhet olika typer av arbetsuppgifter som uppkommer under arbetet. Som assistent till överintendenten ser du till hela verksamhetens bästa och är prestigelös. Du är serviceinriktad, proaktiv och flexibel. Dessutom är du kommunikativ och arbetar bra tillsammans med andra. Du är en person med integritet. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper vid tillsättning av befattningen.

Moderna Museet eftersträvar en jämn könsfördelning och värdesätter medarbetare med olika bakgrunder och erfarenheter.

Ansökan

Information om arbetet lämnas av Renée Jardland, administrativ chef, r.jardland@modernamuseet.se. Fackliga företrädare är Rigmor Roxner, ST, 073-364 99 54 och Ulf Eriksson, Saco-S, 08-5202 3575.

Välkommen med ansökan och CV märkta med diarienumret MM 2021/1 via Moderna Museets hemsida, http://www.modernamuseet.se/stockholm/sv/om-museet/lediga-tjanster/ och länken "Ansök" längst ned i annonsen. Vi tar bara emot ansökningar på detta sätt.

Sista ansökningsdag är den 31 januari 2021.

 

Moderna Museet tillämpar provanställning.