Avdelningsadministratör

Karolinska Institutet är en attraktiv arbetsplats med goda utvecklingsmöjligheter, stort internationellt utbyte både inom forskning och utbildning, mångfald, bra förmåner och trevliga kollegor.

Att arbeta hos oss innebär att du är med och medverkar till Karolinska Institutets vision - att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. Hos oss finns nationaliteter från världen över representerade vilket bidrar till ett dynamiskt klimat. Som anställd har du en rad förmåner, bland annat subventionerad motion, träning på betald arbetstid, tillgång till tennisbanor, ljusrum, ergonomirum, flexibel arbetstid, generösa semestervillkor. Läs mer här: Om din anställning

Institutionen för medicinsk biokemi och biofysik (MBB) söker nu en organiserad och serviceinriktad avdelningsadministratör till två av våra avdelningar, Vaskulärbiologi och Matrixbiologi. MBB är en av 22 institutioner inom Karolinska Institutet och en av de största med mer än 300 anställda. Vår vision är att driva forskning i världsklass och vara en institution som är internationellt uppmärksammad och känd för sin forskning, samt bedriva grund- och forskarutbildning som är av mycket hög standard. Läs mer om MBB här.

Arbetsuppgifter
Som avdelningsadministratör kommer du framför allt att arbeta med avdelningschefer, forskargruppsledare och forskare inom avdelningarna Vaskulärbiologi och Matrixbiologi. Du kommer att fungera som ett administrativt stöd för både svenska och utländska forskare, doktorander samt laborativ personal.

Arbetet innebär en kombination av självständiga och administrativt rutinmässiga uppgifter som ställer krav på noggrannhet och flexibilitet. Det är viktigt att du självständigt kan prioritera ditt arbete för att ständigt kunna upprätthålla en hög kvalitet i arbetet.

Dina arbetsuppgifter är omväxlande och består bl. a. av:

- Löpande ekonomihantering såsom fakturahantering och reseräkningar
- Planering och bokning av konferenser, möten och resor
- Viss personaladministration
- Ansvarig för webbuppdateringar vad gäller publikationer, seminarier, disputationer osv.
- Arkivering och diarieföring

Kvalifikationer
Du har lämplig administrativ utbildning och erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från universitet/högskola. Eftersom institutionen är mycket internationell, krävs att du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska.  Du har goda kunskaper i Microsoft Office. Det är meriterande om du även har kunskaper inom design av hemsidor.

Arbetet ställer stora krav på flexibilitet, självständighet samt förmåga att organisera arbetet på ett effektivt sätt. Eftersom du har många kontakter både inom och utom avdelningarna är det viktigt att du har god social kompetens och samarbetsförmåga samt lätt för att knyta kontakter.

Erfarenhet av statlig sektor och universitet/högskola är meriterande, liksom kunskaper inom arkivering och diarieföring.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Ytterligare information
Tjänsten är ett vikariat under cirka 1,5 år.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet NetRecruiter.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.