Chefsassistent - ge kvalificerat administrativt stöd till chef

Enheten för samordning av försvarsunderrättelsefrågor, Försvarsdepartementet

Har du erfarenhet av arbete med kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett omväxlande arbete som präglas av samarbete, många kontaktytor och ett stort mått av självständighet i en dynamisk arbetsmiljö.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Som en av två assistenter på enheten blir din primära uppgift att fungera som ett kvalificerat administrativt stöd till i första hand enhetschefen. Arbetsuppgifterna kan t.ex. vara att planera och koordinera chefens möten och aktiviteter, dokumenthantering, telefonpassning, besöksmottagning samt administration av resor. Du kommer även att stödja enhetens andra assistent samt bidra med visst administrativt stöd till enhetens handläggare. Vidare kan det vara aktuellt att du bidrar till kvalitetsgranskning av enhetens hantering av ärenden och beredningslistor samt att du bevakar och hanterar flöden av information in till enheten, expedierar ärenden och håller interna dokument och listor uppdaterade. Arbetet innebär omfattande kontakter med andra delar av såväl det egna departementet som andra delar av Regeringskansliet och olika externa aktörer.

Enhetens två assistenter utgör en del av departementets administrativa nätverk där det förväntas att ta aktiv del i nätverkets gemensamma utvecklingsarbete samt periodvis lämna stöd till, eller vid behov, ersätta kollegor vid andra enheter under t.ex. semesterperioder.
 
Läs mer om Försvarsdepartementet och enhetens verksamhet på www.regeringen.se.

 
Din bakgrund
Du har gymnasieexamen eller motsvarande kunskaper samt flerårig erfarenhet av kvalificerat assistent-/administratörsarbete, gärna som chefsassistent. Det är meriterande om du har vidareutbildat dig inom relevant yrkes- eller akademisk utbildning samt har erfarenhet av liknande arbete från Regeringskansliet eller annan statlig myndighet. Det är också intressant om du har erfarenhet av arbete i stab för särskild händelse eller motsvarande. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på såväl svenska som på engelska och det är meriterande med kunskaper i andra språk.

Dina egenskaper
I din roll som assistent tar du ansvar för dina arbetsuppgifter och säkerställer kvalitén genom att arbeta strukturerat och vara noggrann. Du tar egna initiativ och prioriterar samtidigt som du har förmåga att samarbeta med andra. Du drivs av att ge god service som bidrar till att verksamhetens arbete löper smidigt. Som medarbetare i Regeringskansliet behöver du vara flexibel, att kunna anpassa dig till nya situationer. Arbetet bedrivs tidvis under tidspress och förutsätter en god förståelse för kraven på arbete i en politiskt styrd miljö samt kraven på ett högt säkerhetsmedvetande. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du har god dator/IT kompetens och det är meriterande om du har erfarenhet av att använda IT verktyg för dokumenthantering och kommunikation.

Övrigt
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

För anställning i Försvarsdepartementet krävs svenskt medborgarskap. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

 
Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder är du välkommen att kontakta enhetschef Jan Garton på tel. 08-405 2328. Du är också välkommen att kontakta personalhandläggare Bonde Svedberg på tel. 08-405 4560. Fackliga representanter nås via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00, SACO (Maria Fahlén), OF (Kjell-Ove Schramm/Vikars Per Österberg) samt ST.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast 19 april 2020.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Försvarsdepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar bland annat för frågor som rör samordning av totalförsvaret, militärt försvar, internationella fredsfrämjande insatser och försvarsunderrättelseverksamhet.