Chefsassistent (Prefekt/VD) med inriktning mot avtalshantering

Vill du bidra till medicinsk forskning av toppkvalitet?
I rollen som chefsassistent kommer du att ha en spännande och samordnande roll vid institutionen där du involveras i hela avtalsprocessen och får ett brett nätverk både inom KI och externa parter.

Rollen är placerad på Institutionen för medicin, Solna vilket är en av Karolinska institutets största institution med ca 450 anställda och 450 anknutna medarbetare.

Din roll
Som chefsassistent /prefektassistent ansvarar man för att stödja chefen i den dagliga verksamheten. Prefekten är institutionens chef tillika VD. Arbetsuppgifterna är varierade där du förväntas självständigt driva ditt arbete och fylla en viktig funktion som en nyckelspelare inom institutionen. Rollen innebär att du hanterar många olika uppgifter självständigt såsom att skriva akademiska intyg samt granska ansöknings- och beslutshandlingar. Det är en administrativ roll och många arbetsuppgifter som kommer ad hoc. En stor del av tjänsten innebär att du i nära samarbete med juridiska avdelningen  samordnar processen från utkast till färdigt avtal med de inblandade parterna, inom vår egen organisation och ibland även i kontakt med externa parter såsom forskningsstiftelser, bidragsgivare och externa företag. Du kommer även utveckla ett brett nätverk inom hela KI och ha ett mycket nära samarbete med handläggare, samordnare och chefer inom den egna institutionen.

Vem är du?
Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning inom, juridik, ekonomi eller motsvarande samt flera års erfarenhet av kvalificerad administration. Du ska ha mycket goda kunskaper inom Officepaketet och att du kan uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift samt bemästrar engelska på mycket avancerad nivå i framförallt skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta inom högskolesektorn, en forskningsfokuserad organisation och har kännedom av forskningssamarbeten och avtalshantering. Vi ser det även som positivt om du har erfarenhet av arbete inom statlig sektor eller region Stockholm.

Som person ska du vara stresstålig, kunna hantera många ärenden samtidigt och ha ett brinnande intresse för att ge god service.

Vad erbjuder vi?
En kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet även en statlig myndighet. Det innebär att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, generös semester och en bra tjänstepension. Du får träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar och får ersättning för läkarvård.

Placering
Tjänsten är placerad inom https://ki.se/meds. Institutionen består av tolv avdelningar och varje avdelning består av flertalet forskargrupper. Den aktuella tjänsten är placerad inom den centrala administrationsavdelningen. Avdelningen består i dagsläget av 21 framtida kollegor som arbetar inom bland annat HR, ekonomi, webb, registratur och utbildningsadministration.

--[Video om Karolinska Institutet, hur vi alla bidrar till en bättre hälsa för alla] ---



 

Ansökan
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss