Chefsassistent till enheten Granskning och Kontroll i Norrköping

Just nu händer mycket runt Arbetsförmedlingen. Men vårt viktiga samhällsuppdrag att stödja arbetssökande och arbetsgivare är detsamma. Nu utvecklar vi nya arbetssätt, nya lösningar och nya sätt att samarbeta med partners och andra aktörer i hela landet. Du kan bidra! Välkommen att söka jobb hos oss!




Chefsassistent till enheten Granskning och Kontroll i Norrköping

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten.

Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 12 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad.

Den 1 oktober öppnade Arbetsförmedlingens enhet för granskning och kontroll av arbetssökandet i Köping med ca 80 medarbetare. Enheten tar stegvis över kontrolluppdraget från arbetsförmedlarna, vilket gör att arbetsförmedlarrollen blir mer inriktad på att stötta och matcha arbetssökande.

Med start februari/mars 2020 utökade enheten med verksamhet på två nya orter, Falun och Norrköping med drygt 90 medarbetare per ort.

Enheten jobbar med kontrolluppdraget för alla arbetssökande, det vill säga de som har ersättning från a-kassan, aktivitetsstöd, utvecklingsersättning eller etableringsersättning. Vid starten den 1 oktober tog enheten över delar av kontrolluppdraget som sedan succesivt har utökats.

Vi söker nu en chefsassistent till enheten Granskning och Kontroll i Norrköping.

Har du talang för att skapa ordning och reda, gillar både eget ansvar och tätt samarbete, samt har erfarenhet och intresse av administration? Är du rätt person att vara vår nya chefsassistent på enheten Granskning och Kontroll i Norrköping?

Vi ser gärna att du som har företrädesrätt till återanställning hos Arbetsförmedlingen söker denna tjänst.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till enhetschefen. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att ha ett administrativt ansvar.

Du ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning, personaladministration samt ekonomiadministration. Du stöttar cheferna i att ansvara för ”ordning och reda” för enheten - både digitalt och analogt. Arbetsuppgifterna kan variera över tid utifrån chefernas behov av stöd.

Ansvarsområden kan till exempelvis vara att:

Koordinera och organisera chefens kalendrar och möten. Koordinera möten som omfattar researrangemang, planeringen av dagordningen, bokningar och vara kontaktperson mellan alla deltagare.

Supporta med att skapa olika typer av dokument och presentationer, administration, övervaka och svara på e-post och förvarna chefen direkt på brådskande och viktiga frågor när så är tillämpligt.

Framtagning och uppföljning av olika underlag (mallar, beslutslistor, mötesscheman, åtgärdslistor etc.). Kontinuerligt förbättra de administrativa och kommunikativa rutinerna. Ansvar för Diariet och lokala styrningsdossiér.

Förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser vilket innebär att skapa presentationer i PowerPoint, skriva minnesanteckningar och protokoll. Du blir en nyckelperson i att skapa ordning och struktur och bidrar till att skapa förutsättningar för en hög servicenivå.

Kvalifikationskrav

- Relevant utbildning med inriktning mot ekonomi och/eller administration, alternativt arbetslivserfarenhet inom området som bedöms som likvärdig.
- Mycket god datorvana, främst inom MS-Office.
- Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift, samt god läsförståelse.

Meriterande

- Erfarenhet av administrativt arbete som chefsassistent i nära samarbete med chef.

- Erfarenhet av leveranskontroll av fakturor

- Erfarenhet av protokollskrivning

- Erfarenhet av att arbeta med statistik och uppföljning

- God kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering

Personliga egenskaper

Som person är du noggrann och bra på att planera och strukturera ditt, och andras arbete. Du är serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på flexibilitet, god organisations- och prioriteringsförmåga, samt förmåga att själv komma med idéer och uppslag. Du är lyhörd och har lätt för att samarbeta med andra. Du är en person som värderar att ge bra service. De direktiv du arbetar utifrån kan snabbt förändras. Du behöver därför lätt kunna anpassa dig till förändringar och nya förutsättningar. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet

Övrigt

Tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning om sex månader tillämpas om du inte redan har en tillsvidareanställning inom myndigheten.

Placering: Norrköping

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast den 26 april 2020. Bifoga CV och personligt brev, där du beskriver varför du söker jobbet. Du ansöker elektroniskt och kommer få svara på ett antal urvalsfrågor. Testning kan förekomma i rekryteringen.



 



Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.