Chefssekreterare/administrativ koordinator

Hälsan och Stressmedicin är en del av Västra Götalandsregionen med verksamhetsdelarna Hälsan & Arbetslivet samt Institutet för Stressmedicin.
Hälsan & Arbetslivet är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård som ger service till cirka 50 000 anställda.
Institutet för Stressmedicin arbetar med forskning och kunskapsspridning om stress och stressrelaterad ohälsa med inriktning på förebyggande och hälsofrämjande insatser samt behandling och rehabilitering.



Arbetsuppgifter
Vi söker en medarbetare till en kombinerad tjänst med tre olika delfunktioner.

Som chefssekreterare assisterar du förvaltningschefen i det administrativa arbetet på förvaltningsnivå samt inom Hälsan & Arbetslivet och deltar i samordning av arbetet i ledning och stab. Du rapporterar till förvaltningschef och övriga chefer i stab, sköter koordinering av olika frågor, mötesadministration, dokument- och diariehantering samt arkiv. Du ansvarar för beställning av varor och tjänster för ledning och stab.

I rollen som kvalificerad ekonomiassistent/sekreterare assisterar du ekonomichef vid exempelvis rapporteringar, avstämningar och analyser. Du hanterar fakturor och stämmer av fakturaunderlag.

I tjänsten ingår också ett uppdrag som nämndsekreterare vilket innebär ansvar för administration kring nämndsammanträden och presidiemöten. Däri ingår utskick av kallelser samt bilagor, korrekturläsning av handlingar och protokollhantering under möten. Till det uppdraget hör även diarieföring samt registrering av politikers arvoden i systemet Troman. Du ansvarar för förberedelser och efterarbete kring sammanträdena.

Du arbetar i olika IT-system såsom Cognos, Office 2013 (Excel, Word, PP), Raindance och Cockpit.

 

Kvalifikationer
Universitetsutbildning med inriktning mot samhällsvetenskap, offentlig förvaltning, ekonomi eller IT. Även annan eftergymnasial utbildning som bedöms relevant kan tillgodoräknas. Mycket goda kunskaper i språk och texthantering erfordras.

Stor vikt läggs vid personliga egenskaper:
Du är initiativrik, resultatinriktad samt har ansvarskänsla.

Du gillar att hantera många uppgifter parallellt och kan prioritera.

Du samarbetar väl, skapar och upprätthåller goda relationer.

Du är noggrann och kan arbeta självständigt.

Du har servicekänsla och är bra på kommunikation.

 

Övrigt
Du kommer att vara placerad i Göteborg, i stab för Hälsan och Stressmedicin.
Resor kan förekomma i tjänsten, och du skall ha körkort.

Inom Hälsan och Arbetslivet ser vi mångfald som en tillgång både vad gäller kön, ålder och etnisk bakgrund.





 

 

Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland. Läs om våra gemensamma värderingar och Personalvision 2021 på http://www.vgregion.se/PV2021

Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal