Dokumentadministratör

Kommuninvest ägs av svenska kommuner och landsting och bidrar med finansiering till samhällsbyggande investeringar. Vi är den störste kreditgivaren till kommunsektorn och vår vision är att vara världens bästa organisation för kommunal finansförvaltning. Kommuninvest har cirka 280 mdkr i balansomslutning och vi är ett 70-tal anställda på huvudkontoret i Örebro






Avdelningen Strategi & Samhälle ansvarar för intern- och extern kommunikation, bolagsjuridik, forskningsfrågor, arkivering och diarium samt kontorsadministration.

Din funktion är att utifrån gällande lagar, förordningar och föreskrifter ansvara för effektiv dokumenthantering och arkivering hos Kommuninvest.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att upprätta och uppdatera dokumenthanteringsplaner, ordna och förteckna arkiv, utföra gallringsutredningar, utarbeta riktlinjer och vägledningar samt samverka med och bistå avdelningar/grupper inom organisationen. Ditt ansvar är att bevaka att handlingar hanteras på ett fullgott sätt. Du arbetar självständigt med att registrera, bedöma och hantera allmänna handlingar i enlighet med gällande lagstiftning och interna bestämmelser. Du ger service och stöd till både allmänheten och den egna verksamheten. Inom ditt expertområde arbetar du med omvärldsbevakning och håller i internutbildningar inom arkiv- och dokumenthantering. I rollen ingår även att medverka vid hanteringen av styrelsematerial.

En viktig del i arbetet är att du tillsammans med andra medarbetare ständigt förbättrar rutiner och processer. Inom din funktion innebär det bland annat att ansvara för arbetet med dokumentstyrning och verksamhetsanpassad arkivredovisning. Du kommer även att leda arbetet med att införa ett elektroniskt ärendehanteringssystem på bolaget.

Exempel på återkommande dagliga arbetsuppgifter är posthantering, registrering av handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360 samt arkivvård.

Kvalifikationer:

Din kompetens: Mycket god kunskap om och erfarenhet av diarieföring samt dokument- och ärendehanteringssystem är ett krav för tjänsten. Du har erfarenhet av att självständigt driva utvecklingsfrågor inom arkivområdet. Det är meriterande om du har många års erfarenhet från liknande arbete gärna inom offentlig sektor. Vi tror att du har högskoleexamen. Studier i arkivvetenskap är meriterande. Utöver detta har du förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska, samt mycket goda IT-kunskaper. Grundläggande kunskaper om de myndighetsregler som gäller för företrädare och bolagsordning.

Personliga egenskaper:

• Du är serviceinriktad, tar gärna initiativ och är noggrann.

• Du har god förmåga att organisera och samarbeta med andra.

• Du är flexibel och kan arbeta självständigt.

• Du är intresserad av att effektivisera processer.

• Du har intresse av samt håller dig uppdaterad om den utveckling som sker inom ditt område.

Arbetsplatserbjudande:

Vi vill att våra medarbetare ska kunna kombinera sitt arbete med fritid och familjeliv. Vi tycker att det är viktigt att man kan påverka sin arbetstid och att det finns en flexibilitet för att få livet att gå ihop. Våra medarbetare är kompetenta och utvecklingsinriktade, vi uppmuntrar till intern rörlighet för att ge medarbetarna möjlighet att utvecklas.

Mycket tid avsätts varje år till planering och genomförande av utbildningsinsatser för alla medarbetare. Vi tycker att det är viktigt att alla våra medarbetare förstår hur den egna insatsen bidrar till den övergripande strategin, att vara världens bästa organisation för kommunal finansförvaltning.

Placering: Örebro

Omfattning: Heltid

Anställningsform: Tillsvidare
?

Vid frågor, maila gärna ann-christin.vagner@kommuninvest.se

Sista ansökningsdag är 7 april 2014.