Dokumentcontroller

Vill du arbeta som samhällsutvecklare i en framtidsbransch? Hos oss på Trafikverket finner du en mängd spännande och intressanta arbetsuppgifter, där du utvecklar och förvaltar infrastruktur och bidrar till att skapa ett tillgängligt Sverige. För oss är det viktigt med en gemensam kultur som präglas av våra värderingar: pålitliga, engagerade och modiga. Vi jobbar tillsammans mot vår vision: alla kommer fram smidigt, grönt och tryggt.

Vill du jobba med kommunikation som gör skillnad? Det vi på Trafikverket gör, har betydelse för människor och företag - varje dag och varje minut. Vi är samhällsutvecklare som ska utveckla och förvalta smart infrastruktur. Det ställer krav på en aktiv, öppen, tydlig och lyhörd kommunikation, både externt och internt. Hos oss på Kommunikation ställs du hela tiden inför nya utmaningar och verksamheten inrymmer hela kommunikationsprocessen, från operativa till strategiska frågor. Vi ansvarar också för ärende- och dokumenthantering och samordning av e-förvaltningsutvecklingen.

-

Denna annons gäller ett vikariat om 12 månader.

Som dokumentcontroller kommer du att:
- öppna inkommande post samt preparera den inför skanning
- registrera inkomna handlingar/ärenden och fördela till handläggare
- bedöma och avvikelsehantera ärenden
- styra ärenden i flöden
- kontrollera metadatasättningar
- avsluta och adacta samt återkoppla till kund
- uppföljning av handläggningstider och sammanställning av JK-lista
- ge service till allmänhet, massmedia och medarbtare genom att ta fram och lämna ut allmänna handlingar
- genomföra en första sekretessprövning
- utbilda handläggare om regelverket kring Trafikverkets diarieföring
- stötta W3D3-förvaltningen med förbättringar och utveckling


Vi söker dig som har 3-årig gymnasieutbildning och utbildning i diarieföring och förvaltningsrätt eller är diplomerad registrator. Du har också goda kunskaper i offentlighetsprincipen.

Du har 1-2 års aktuell erfarenhet av arbete med dokument- och ärendehantering som dokumentcontroller/registrator och har hög kunskap om ärendehanteringssystem. Du har goda kunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift. Du har goda grundläggande datakunskaper med erfarenhet av att arbeta i Officepaketet.

Som dokumentcontroller får du kännedom om uppgifter som kan vara av känslig natur och det krävs därför att du har en hög integritet. Arbetet innebär kontakter med interna och externa intressenter som kräver mycket god social förmåga. Du är noggrann, strukturerad, självgående och har en god serviceförmåga. Arbetet bedrivs i mindre grupper varför god samarbetsförmåga krävs.

Svenskt medborgarskap är ett villkor, eftersom anställning är placerad i säkerhetsklass.
Det innebär att registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen. Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande.