Dokumentcontroller/Arkivarie

Signalisten är Solna stads allmännyttiga bostadsstiftelse. Tillsammans med vårt helägda dotterbolag Solnabostäder äger och förvaltar vi ca 4000 lägenheter och ca 200 lokaler i fastigheter runt om i Solna.

Stora underhållsprojekt tillsammans med vårt Projekt 1000, som är ett uppdrag att bygga 1000 nya lägenheter i Solna fram till år 2025, ger Signalisten en spännande tid i en expansiv region med stora utmaningar.

Nu söker vi dig som är dokumentcontroller/arkivarie med erfarenhet av offentlig verksamhet.
Dokumentcontroller/Arkivarie
Din tjänst som dokumentcontroller/arkivarie kommer att ingå i vår centrala avdelning Staben som idag består av 11 personer. Utöver dokumenthanteringsfrågor så ingår HR, Lön, IT, upphandling, kvalitets- och hållbarhetsfrågor i Staben. Du kommer att rapportera till Stabschef.

Just nu befinner sig Signalisten på en spännande resa med att införa ett dokument- och diariesystem och vi söker dig som vill vara med oss på den resan och göra arbetet smidigt och effektivt! Själva projektet för införandet drivs av en projektledare men du kommer att ingå i projektgruppen och stötta projektet.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
• Ansvara för dokument- och informationshanteringsplan inkl. arkivbeskrivning och t.ex. löpande revidera och säkerställa att dessa är korrekta.
• Vara superuser för vårt dokument- och diarieföringsverktyg Evolution och stötta organisationen i införandet och arbetet i systemet, exempelvis upprätta checklistor och lathundar. Rollen innebär även att vara en central person i projektet för införandet, som drivs av en annan projektledare men som du kommer att ha ett nära samarbete med.
• Handlägga förfrågningar om allmän handling inkl. sekretessprövning.
• Arkivansvar, tillse att leverans till Solna stadsarkiv sker och vara kontaktperson med Solna stadsarkivarie.
• Dataskyddsombud och GDPR-ansvar t.ex. säkerställa att personuppgiftsbiträdesavtal tecknas, att riskanalys och konsekvensbedömning (DPIA) genomförs vid förändringar som innefattar personuppgifter. I detta arbete har du tillgång till stöd av jurist inom GDPR-frågor.
• Säkerställa hanteringen av våra styrdokument.
• Säkerställa rutiner för gallring.
• Stötta organisationen inom dokument-, arkiv- och GDPR-frågor.

Kvalifikationer
• Gymnasieutbildning samt lämplig högskoleutbildning inom t.ex. arkivvetenskap eller informationshantering. Alternativt utbildning inom diarieföring och/eller är diplomerad registrator.
• Goda kunskaper i förvaltningsrätt och offentlighetsprincipen.
• Erfarenhet av dokumenthanteringsfrågor inom offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av att arbeta i och lära andra att arbeta med diarieföringsverktyg.
• Erfarenhet av att vara dataskyddsombud.
• Du har även goda kunskaper i Office-paketet (främst MS 365) samt erfarenhet av och är trygg med att arbeta i digitala system.
• Du har mycket goda kunskaper i det svenska språket och har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift.

Personliga egenskaper
För att trivas i rollen behöver du vara strukturerad och kan på ett bra sätt planera och organisera ditt arbete. Du är noggrann, slutför det som påbörjats och håller deadlines samt hanterar press och motgångar på ett konstruktivt sätt. Vidare trivs du att arbeta i en roll där du samarbetar med andra, är lyssnande och hänsynstagande och fokuserar mot ett gemensamt mål. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Välkommen till vår arbetsplats
Signalisten är en allmännyttig bostadsstiftelse med ca 75 anställda. Hos oss får du vara en del av ett litet företag som ger dig breda utvecklingsmöjligheter. Hos oss får du vara en del av ett litet företag som ger dig breda utvecklingsmöjligheter.

Vi är otroligt stolta över våra höga resultat i medarbetarenkäten (senaste mätning 2019) som t.ex. visar att 100 % av våra medarbetare tycker att deras dagliga arbete bidrar till samhällsnyttan. Vårt medarbetarindex ligger på 91,3 % och vårt ledarskapsindex ligger på 93 %. Vi vill att alla medarbetare ska må bra och vara friska så därför satsar vi på hälsofrämjande insatser och förmåner, såsom massage på arbetstid, regelbundna hälsoundersökningar och friskvårdsbidrag.

Balansen mellan arbete och privatliv är viktig, så vi erbjuder träning på arbetstid och ett personalstöd som ger privatrådgivning inom juridiska, ekonomiska och psykosociala frågor. För att behålla den höga trivseln anordnar vi t.ex. sociala aktiviteter, både på arbetstid och efter arbetstid, där hela organisationen har möjlighet att träffas. Det är viktigt för oss att ha roligt på jobbet!

Vårt kontor ligger i ljusa fräscha lokaler centralt i Solna med några minuters gångavstånd till Solna Centrum, T-bana, bussar och tvärbana. Vi är en rökfri arbetsplats vilket innebär att det inte är tillåtet att röka på arbetstid.

Vill du veta mer om Signalisten?
Läs mer om vår arbetsplats och vad vi kan erbjuda dig på www.signalisten.se

Tillsättning
Tillsättning sker gärna snarast men enligt överenskommelse och i beaktande av uppsägningstid. Tjänsten är en tillsvidareanställning med 6 månaders provanställning.

Ansökan
Registrera din ansökan så fort som möjligt då vi intervjuar löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före semesterperioden. Ansökningsformuläret är öppet så länge tjänsten inte är tillsatt fram till den 27 augusti 2021. Om tjänsten tillsätts tidigare så stängs ansökningsformuläret innan dess. Vi har semesterperiod mellan vecka 28-33.

I din ansökan vill vi att du visar att du matchar kvalifikationerna som nämns i annonsen. Uppge även ditt löneanspråk när du ansöker. I denna rekryteringsprocess kommer vi att använda oss av personlighetstest.

Vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar på något annat sätt än via vår webbplats.

Frågor om tjänsten
Om du har frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Sara von Essen-Wallin, Stabschef, på sara.vonessen-wallin@signalisten.se Observera att det p.g.a. semestertider under sommaren kan dröja några extra dagar att få svar.

Frågor om rekryteringsprocessen
Om du har frågor om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta Anna Ericson, HR-generalist på anna.ericson@signalisten.se Observera att det p.g.a. semestertider under sommaren kan dröja några extra dagar att få svar.

Annonsering och rekryteringsval
Observera att vi redan gjort vårt val av annonseringsforum och rekryteringsmetod, varför vi avböjer oss säljare inom dessa områden.