Enhetsassistent – koordinera administrativa processer

Kansliet för krishantering, Justitiedepartementet


Vill du arbeta på det kansli som är motorn i Regeringskansliets krishanteringsorganisation? Att vara administrativ koordinator och assistent hos oss ställer höga krav på din flexibilitet, snabbhet och noggrannhet. Vi erbjuder ett arbete med eget ansvar i en händelsestyrd och stimulerande miljö.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.

Som administrativ assistent på kansliet för krishantering får du möjlighet att tillsammans med ytterligare en assistent bidra till att säkerställa en effektiv samordning av kansliets administrativa inre liv. Kansliets uppdrag är att utveckla, samordna, öva, förbereda och följa upp Regeringskansliets krishantering.

Bland arbetsuppgifterna som enhetsassistent ingår kalenderhantering, bokning av interna och externa möten, och administration av underlag inför möten. Du ansvarar för en del av kansliets beredskapsplanering, för administration kopplat till kansliets veckoberedningar och bistår handläggarna på kansliet med administrativt stöd i form av exempelvis registrering av handlingar och arkivering.

Du deltar även i arbetet med planering av interna möten och mottagande av nya medarbetare, samt i utveckling av kansliet när det gäller interna och externa rutiner och administrativa processer.

Arbetet präglas av självständighet och initiativtagande men kräver även ett nära samarbete inom kansliet samt med övriga assistenter inom departementet och Regeringskansliet. Arbetet på kansliet är till hög grad händelsestyrt och arbetsuppgifterna kan därför skifta snabbt i både karaktär och tempo. Även andra arbetsuppgifter av samordnande karaktär kan komma att ingå i tjänsten.

Läs mer om kansliet och vår verksamhet på www.regeringen.se

Din bakgrund
För att bli framgångsrik och trivas i rollen har du gymnasieutbildning eller motsvarande och minst tre års erfarenhet av kalender- och möteskoordinering och annat kvalificerat administrativt arbete. Du har också hög IT-mognad, är positiv till utvecklingen av digitala arbetssätt och behärskar Office-paketets alla delar, vi jobbar dagligen med Outlook-kalendern och skriftliga underlag i Word, Excel och Powerpoint. Det är en fördel om du även har erfarenhet av att ha jobbat med Sharepoint, Palasso och Proceedo.

Det är meriterande med relevant eftergymnasial utbildning, gärna med administrativ inriktning. Om du redan har arbetat i Regeringskansliet eller annan statlig myndighet är det meriterande då det kommer att underlätta för dig att snabbt bli framgångsrik i rollen.

Dina egenskaper
För att trivas och kunna leverera det verksamhetskritiska stöd som efterfrågas behöver du självständigt kunna strukturera, initiera och prioritera ditt eget arbete och bedöma var kansliets omvärldsstyrda verksamhet för tillfället bäst behöver dina tjänster. Du behöver tillsammans med din närmaste assistentkollega ligga ett administrativt steg före övriga kansliet och de chefer du stöttar och ha förmåga att förutse deras behov på kort och lång sikt.

I en omvärldsstyrd verksamhet som vår behöver du kunna skifta fokus och med kort varsel även under tidspress klara av att bedöma vad som är viktigast - för att leverera ett tydligt och verksamhetsanpassat stöd utan att tumma på kvalitén.

Du som har högt säkerhetsmedvetande, är snabbfotad och har lätt för att anpassa dig till nya omständigheter kommer om möjligt att bli ännu skickligare på ditt jobb i den dynamiska komplexa vardag vi erbjuder. Din förmåga till konstruktivt samarbete och ett prestigelöst förhållningssätt är en egenskap vi värdesätter högt eftersom rollen innebär täta kontakter med befattningshavare på alla nivåer i organisationen.

Övrigt
Anställningen inleds med 6 månaders provanställning. 
Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.


Intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder kontakta Linnéa Jantvik som är arbetsledare på 08-405 88 03. Du är också välkommen att kontakta personalspecialist Johan Olsson på 08-405 11 94. Fackliga kontaktpersoner är Christine Wälikangas, SACO och Susanna Wiener, ST. Du når dem båda via Regeringskansliets växel på 08-405 10 00.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av tjänsten men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 19 april 2020.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Justitiedepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar för rättsväsendets myndigheter, migrations- och asylfrågor samt krisberedskap. Justitiedepartementet ansvarar också för lagstiftningen inom områdena för statsrätt och allmän förvaltningsrätt, civilrätt, processrätt, straffrätt samt migrations- och asylrätt.