Enhetschef Kansli

Ref: 20200849  

Arbetsuppgifter



I tjänsten som enhetschef har du ansvar för medarbetare och ekonomi på din enhet och med verksamhetsutveckling i fokus leder du arbetet mot fastställda mål för att säkerställa kvalitet och resultat. I dagsläget består enheten Kansli av 27 medarbetare uppdelat på tre sektioner valsektionen, sektionen för dokument- och ärendehantering samt sektionen för nämnd- och registrator.

Dina främsta arbetsuppgifter är att leda ärendeprocessen för hela staden samt ansvara för stadskontorets registratorsfunktion och kanslifunktionen för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Du samordnar frågor kring det administrativa stödet för kommunfullmäktiges presidium, arvodeskommittén, kommunalråd och politiska sekreterare. Rollen ger dig närhet till samt insyn i vad som händer i staden kring den högsta politiska ledningen samt förvaltningsledning och kräver att du är lyhörd, smidig, har hög integritet men även att du är tydlig. Som systemägare av stadens system för dokument- och ärendehantering deltar du i styrgrupper och har många kontakter med bland annat leverantörer, IT och jurister. Du ansvarar för stadskontorets funktion som arkivmyndighet samt leder tillsammans med chefen för valsektionen kommunens valorganisation i samband med allmänna val och EU-val.

För att lyckas i uppdraget är det viktigt att du har förmågan att arbeta strategiskt för att leda enhetens arbete mot gemensamt uppsatta mål. Ditt ledarskap innebär att du stöttar dina medarbetare samt skapar engagemang, samarbete och struktur. Genom god kommunikation ger du dina medarbetare möjlighet att arbeta proaktivt och förmedlar en känsla av tillit. Du deltar i avdelningens ledningsgrupp samt i olika styr- och projektgrupper. Stadskontoret befinner sig en i spännande tid av förändring, där mod och en förmåga att tänka nytt blir en nyckel till framgång.

Kvalifikationer



Vi söker dig som har för tjänsten relevant examen från universitet eller högskola. Du har flerårig chefs- och ledarerfarenhet samt erfarenhet av liknande arbete i en politiskt styrd organisation då gärna från kommunal verksamhet. Det är meriterande om du har erfarenhet av utvecklingsarbete med den digitala ärendehanteringsprocessen. En mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift är ett krav.

Som person är du en lyhörd och förtroendeingivande ledare som har lätt för att skapa relationer. Rollen kräver att du har en mycket god förmåga att kommunicera och pedagogiskt dela information till olika grupper. Du är strukturerad, utvecklingsinriktad och din förmåga att uppnå resultat är god. Du kan inspirera och skapa engagemang hos dina medarbetare samt visa tillit och ge stöd, men också utmana i syfte att utveckla såväl medarbetare som verksamhet. 

Vi lägger stort vikt vid personlig lämplighet. Urval kommer att ske löpande. Välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen


I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Stadskontoret är kommunstyrelsens förvaltning och har uppdraget att leda, samordna och ha uppsikt över Malmö stads verksamheter. Förvaltningen tar fram beslutsunderlag till kommunstyrelsen och arbetar bland annat med analyser, strategisk utveckling och uppföljning. Stadskontoret ligger centralt i Malmö och har cirka 320 medarbetare.

Enheten Kansli är en del av avdelning Intern ledning och stöd som även innehåller enheterna Ekonomi och utveckling, HR och kommunikation samt Juridik.

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse