Erfaren administratör med ansvar för receptionen till juridiska avdelningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ska styra och stötta stadens övriga verksamheter och för egen del genomföra beslut utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige fastställt. Vi är ca 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Arbetsplatsbeskrivning
Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning.

Vi ska styra och stötta stadens övriga verksamheter och för egen del genomföra beslut utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige fastställt. Vi är ca 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Enheten för verksamhetsstöd är en av fyra enheter vid juridiska avdelning inom stadsledningskontorets. På enheten finns tre administratörer/registratorer, en projektledare och en handläggare. Enhetschefen leder arbetet inom verksamhetsstöd.

Vårt uppdrag är att ge service och bidra med verksamhetsstöd genom att underlätta arbetet för medarbetare inom den juridiska avdelningen. Vi ska även systematiskt bidra till att utveckla verksamheten utifrån aktuella behov.

Arbetsbeskrivning
I rollen som administratör med ansvar för receptionen kommer du att vara en del i vårt administrativa team. Du arbetar självständigt men samarbetar lika ofta med övriga i teamet.

Du ansvarar för vår reception som är hjärtat hos oss. Du tar emot våra besökare och lotsar dem rätt med ditt professionella bemötande. Du är rösten som svarar och slussar samtalen vidare när stadens verksamheter och/eller andra myndigheter ringer och vill ha hjälp eller stöd i sina frågor. Du ansvarar för att bevaka och vidarebefordra inkommande e-post i vår funktionsbrevlåda.

Utöver ansvaret i receptionen arbetar du löpande med ärendehantering. Vi får ett nytt och modernt ärende- och dokumenthanteringssystem eDok under 2018 och du är en nyckelperson som bidrar med stöd och support till våra jurister i systemet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen tror vi att du har:

- en avslutad gymnasieutbildning
- minst 3 års erfarenhet av administrativt arbete
- en vana att arbeta i team i en roll så som receptionist/kundtjänstmedarbetare
- goda kunskaper i Office
- goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift



Det är meriterande om du har:

- en relevant eftergymnasial utbildning
- arbetat i någon form av dokument- och ärendehanteringssystem
- ansvarat för inköp och beställningar
- hanterat fakturor och viss budgetuppföljningar
- goda kunskaper engelska

Du har en genuin känsla för service och administration. Du är van att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett noggrant sätt. Du har lätt att lära nytt, du arbetar strukturerat och effektivt. Du är flexibel och ser till hela verksamhetens bästa.

Du är tillmötesgående i ditt beteende och tycker om att samarbeta. Du är delaktig i våra digitala administrativa processer och bidrar systematiskt till att utveckla och förbättra dem och vår verksamhet.

Vidare tar du ansvar för din uppgift, har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheter i förändringar. För att trivas hos oss behöver du ha en vilja och förmåga att hjälpa andra och ett gott bemötande. Du förmedlar information på ett tydligt och enkelt sätt och har lätt för att skapa goda relationer.

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder dig

En spännande tjänst där du får stora möjligheter att påverka rollens framtid.

Ett gott arbetsklimat med delaktighet och engagemang där vi värnar om varandra och har en fin gemenskap.

En trivsam arbetsmiljö i ljusa kulturella lokaler med en vacker och härlig miljö även utanför fönstret

En härlig arbetsplats belägen mitt i centrala Stockholm med utsikt över vårt vackra Stadshus belägen längst ner på Kungsholmen

Tid och möjlighet till bra friskvård.

Välkommen med din ansökan!

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare:
http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholms-stad/
https://www.linkedin.com/company/stockholms-stad

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.