Erfaren assistent i reception/gemensam administration

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Stadsområde Öster omfattar Rosengård och Husie och är en del av Malmö där stad och landsbygd möts. I stadsområde Öster bor ca 45 000 malmöbor, här möts människor från hela världen. Förvaltningens cirka 1200 anställda möter medborgarna i livets alla skeden. Med engagemang och kompetens kan vi ge god service och bidra till att stadsområde Öster upplevs som ett attraktivt område att leva, bo och arbeta i. Malmö behöver dig - var med och bygg framtiden för oss alla!



ARBETSUPPGIFTER
Uppdraget på sektion Reception/Gemensam administration är att med ett gott värdskap vara till hjälp för Malmö Stads medborgare. Vi strävar ständigt efter ett bra bemötande och god service där våra möten präglas av respekt, värdighet och omtanke. Den administrativa verksamheten kan liknas vid ett nav som stödjer de övriga verksamheterna inom Individ och familjeomsorg. De administrativa funktionerna har en viktig roll i utvecklingsarbetet för att säkerställa att verksamheten bedrivs med god kvalitet utifrån brukarperspektivet.

Som assistent med utökat ansvar kommer du som teamledare att få arbeta i en organisation som är under en spännande utveckling. Du ansvarar för att leda den dagliga verksamheten och fördela arbetet inom serviceområdena reception, gemensam administration och vaktmästeri. Du har ett stort ansvar för ett team med fem medarbetare och det viktigaste i ditt uppdrag blir att fortsätta utveckla verksamheten samtidigt som du coachar ditt team till att eftersträva ett gott värdskap, kreativitet och engagemang, med fokus på genuin service.

En stor del av arbetet handlar om att skapa bra rutiner och arbetssätt som driver och utvecklar verksamheten. Du ansvarar för att utveckla ett samarbete med administrativt stöd på de olika enheterna utifrån den gemensamma administrationen. Du kommer ansvara för organisering och fördelning av arbetsuppgifter vid frånvaro samt vid akut vikarietillsättning. Hantering av arkiv ingår även i arbetsuppgifterna samt hantering av frågor gällande brandskydd och säkerhet för huset.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som vill arbeta i en lustfylld organisation, i ett högt tempo och med duktiga medarbetare. Du är noggrann, handlingskraftig och har en utvecklad känsla för service. Du är kommunikativ och lyhörd, med en fallenhet att hitta lösningar i konfliktfyllda möten. Du är prestigelös och har förmågan att följa verksamhetens utveckling och kan förhålla dig till ändrade omständigheter, du ser möjligheter vid förändringar. Du är målinriktad, kostnadsmedveten och du arbetar med verksamhetens bästa i fokus. Du har en god förståelse för kommunen som organisation och du delar Malmö Stads värdegrund.

Du ska även ha erfarenhet av arbete med kvalitetsutveckling för organisationer, till exempel LEAN och haft erfarenhet av rollen som processledare eller liknande. Du ska ha god förmåga att leda andra, att se teamets resurser och kunskap och förmåga att engagera. Vi ser också att du har förmåga att ta initiativ till att lösa problem som uppstår, är lyhörd och har förmåga att skapa förtroende. Som teamledare är det viktigt att du är ansvarstagande inför de arbetsuppgifter som teamet har att utföra.

ÖVRIGT
Urval och rekrytering sker löpande.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 10 10 29. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.