Erfaren Office Coordinator till ZEISS i Stockholm

Arbetsbeskrivning
Söker du en koordinerande och supporterande roll där du blir en viktig del i en spännande verksamhet? Är du en skicklig koordinator, proaktiv och ser service i världsklass som en självklarhet? Har du erfarenhet av traditionella receptionsuppgifter, travel management, samt vana att hantera telefoni, larm, leverantörskontakter etc? Då är du rätt person för den här rollen! 

Ansvarsområden
I rollen som Office Coordinator har du varierande arbetsuppgifter och fungerar som administrativ support för verksamheten. Du ansvarar receptionen, ser till att besök tas emot och att telefon/mail hanteras professionellt. Du tar hand om resebokningar, kontrollerar och konterar resefakturor, samt hanterar och administrerar ärenden gällande telefoni och larm. I rollen ingår även att hjälpa till vid event/möten, hantera vissa inköp, enklare fakturering, samt att ha kontakt med olika leverantörer gällande t ex kaffemaskin, växter och bud. Du sammanställer löpande rapportering och ekonomiska underlag gällande dina ansvarsområden. Som Office Coordinator är du placerad på Zeiss kontor i Stockholm, ingår i HR-teamet och rapporterar till HR-chefen. 

Kvalifikationer
Rollen ställer höga krav på din förmåga att agera proaktivt, samordna och administrera. Du har minst tre års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och en relevant eftergymnasial utbildning. Du behöver vara van att hantera resebokningar, granska leverantörsfakturor och hantera leverantörsavtal. Vi förutsätter att du är en van användare av verksamhetsstödjande system och obehindrat arbetar i Officepaketets olika delar. Vidare behärskar du svenska och engelska på hög nivå, både muntligt och skriftligt och har du kunskaper i övriga nordiska språk, är det en fördel.


Vi värdesätter att du har lika lätt för att samarbeta i team som att arbeta självständigt, är en person som får saker att hända och har förmågan att bibehålla lugnet. Du beskriver dig själv som duktig på att koordinera och prioritera mellan olika arbetsuppgifter och god service är en självklarhet för dig. Vidare beskrivs du som lösningsorienterad, skicklig på att kommunicera, samt strukturerad och prestigelös.  

Ansökan
Sista ansökningsdag: 2020-03-15
Urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt.


För information: I denna rekrytering samarbetar vi med Randstad.  För mer information kontakta Lotta Carlsson på 073 075 23 25.

Om företaget
Med 30 000 anställda är ZEISS en av de globala ledarna inom de optiska och optoelektroniska branscherna, och har bidragit till de tekniska framstegen i över 165 år. ZEISS utvecklar och distribuerar optik för litografi, industriell mätteknik, mikroskop, medicinsk teknik, glasögonlinser samt linser till kameror och filmkameror samt planetariumteknik. Den breda produktportföljen säkerställer att ZEISS anställda alltid står inför nya, inspirerade utmaningar. Koncernen har sitt huvudkontor i Oberkochen i södra Tyskland och omsätter ca 5,8 miljarder euro. 


ZEISS Nordics, som omfattar Danmark, Finland, Norge och Sverige, har ca 160 anställda som sköter försäljning, marknadsföring, service och support av företagets produkter. ZEISS Nordics omsätter ca 600 miljoner SEK. Kontoret för Carl Zeiss AB ligger på Gärdet.