Executive Assistant

Vi söker nu en Executive Assistant till vårt affärsområde Building Technologies med placering i Huddinge.

Om Siemens
Siemens är ett av världens största företag inom elektronik och elteknik och verkar inom sektorerna industri, energi och hälsovård.I 160 år har vi på Siemens kunnat erbjuda våra kunder ständigt nya innovationer.

Building Technologies är ett affärsområde inom Siemens som erbjuder produkter, system, integrerade lösningar och tjänster inom styrning, reglering och övervakning av värme-, ventilations- och klimatanläggningar samt tekniska säkerhetssystem som skydd mot brand, inbrott och obehörigt intrång.Våra kunder finns inom industri, handel, kontor och offentlig förvaltning.I Sverige är vi ca 1050 medarbetare och vi finns på ca 50 orter över hela landet.

Arbetsuppgifter
Som Executive Assistant på Siemens kommer du att avlasta och assistera affärsområdeschefen och affärsområdesekonomen för affärsområdet Building Technologies inom Siemens med professionell support.Du kommer att arbeta med såväl traditionella assistentuppgifter som originella uppgifter som kräver innovativa lösningar.Tjänsten är både assisterande och koordinerande och det ställs höga krav på en god förmåga att kommunicera, administrera och att hela tiden ligga steget före.

* Hantera och samordna kalendrar och möten
* Resebokare för affärsområdesområdesledningen
* Koordinera ledningsaktiviteter samt ha kontakt mellan olika avdelningar
* Fungera som "gatekeeper" med korrespondens och bevakning av telefon och e-post
* Bibehålla och utveckla goda relationer till kunder, samt de externa och interna samarbetspartners som företaget kommer i kontakt med
* Ta fram PowerPoint presentationer
* Fungera som researcher och vid behov ta fram underlag och information inför bland annat möten och resor
* Koordinera månadsrapporteringen mellan divisioner och affärsområdesledning
* Kontroll av reseräkningar samt godkännande av tid och reseräkningar i SAP för underställda till affärsområdesledningen
* Webbredaktör för affärsområdesledningens sidor på intranätet
* Hantering av Building Technologies prenumerationer
* Administratör i företagets krisorganisation (Crisis Command)
* Hantering av fakturor, inköpsanmodan och godsmottagning för indirekt material
* Driva egna projekt
* Övrig rapportering

Kvalifikationer:
* Flera års erfarenhet av en liknande roll
* Utbildning inom administration/ekonomi eller liknande
* Mycket goda kunskaper i MS Office
* Mycket god kommunikationsförmåga i både engelska och svenska
* Perfekt administrativ förmåga
* Erfarenhet av att hantera konfidentiell information

Du är en person som tycker om att arbeta administrativt samt har en fallenhet för att på ett kreativt sätt lösa olika uppgifter och utmaningar som du ställs inför.Du har hög servicekänsla, kan arbeta självständigt, tar egna initiativ samt har en positiv inställning.Självklara egenskaper är också att du är effektiv, flexibel, har hög integritet samtidigt som du är oerhört prestigelös och trygg i dig själv.Inställningen "allt går" är mycket viktig.

Siemens satsar på jämställdhet varför jämställdhetsfrågor och etnisk mångfald har hög strategisk prioritet inom vårt företag.