Förvaltningsadministratör

Lund är en kommun präglad av kunskap, innovation och nytänkande. Staden lockar människor som vill förändra världen. I Lunds kommun arbetar 9 000 personer med att skapa bästa möjliga förhållanden för våra 116 000 invånare, våra företag och för alla som besöker oss.

På kommunkontoret, som är kommunstyrelsens förvaltning, arbetar ca 200 medarbetare med att stödja politiska nämnder och andra förvaltningar/nämnder i kommunen. Inom kommunkontoret finns kommungemensamma funktioner som HR, ekonomi, kommunikation, IT, strategisk utveckling och näringsliv.

Kommunkontorets administrativa avdelning ansvarar bland annat för juridisk rådgivning, övergripande ärendehantering, stadsarkiv och överförmynderiverksamhet. Totalt arbetar 13 medarbetare fördelat på tre verksamheter inom avdelningen. Inom Lunds kommun pågår ett utvecklingsarbete med att utveckla de administrativa processerna och ärendehanteringen. En viktig del av detta är att skapa förutsättningar för digital ärendehantering och ett kommande arkiv för digitala handlingar. Avdelningens förvaltningsadministratörer kommer att involveras i detta utvecklingsarbete. Inom Lunds kommun används W3D3 som centralt ärende- och dokumenthanteringssystem.


ARBETSUPPGIFTER
Som förvaltningsadministratör ska du fungera som huvudregistrator och ansvara för utfärdande av kallelser och protokoll för kommunfullmäktiges sammanträden samt övrig hantering i samband med sammanträden.

Du ingår i ett team av tre förvaltningsadministratörer som tillsammans säkerställer att ärendehanteringsprocessen följs. I teamets uppdrag ingår bland annat mötesadministration för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, vigslar, posthantering och ekonomiadministration.

KVALIFIKATIONER
Vi ser att du har två-tre års erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning inkluderande registratur och mötesadministration. Du ska ha kunskap i och förståelse för kommunal- och förvaltningslagen. Erfarenhet av kommunal verksamhet ses som meriterande. Även erfarenhet av att ha arbetat med W3D3 eller liknande ärende- och dokumentationshanteringssystem ses som meriterande.

Som person är du strukturerad och har förmågan att planera och prioritera i ditt arbete. Du är noggrann, flexibel och tar eget ansvar samtidigt som du gillar att ha många kontakter och samarbeta med andra.

ÖVRIGT
Lunds kommun arbetar efter en strukturerad modell för rekrytering och annonsering. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.