Förvaltningssekreterare

Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss!


Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för kommunens bad- och idrottsanläggningar, fritidsgårdar, parklekar, bibliotek, kommunarkiv och konst i offentlig miljö. Vi driver Alster herrgård – Gustaf Frödings minnesgård, teaterbiografen Arenan, Skaparverkstan, UNO – Ungdomens hus och Seniorernas hus. Våra cirka 240 medarbetare skapar goda förutsättningar för idrotten, kulturen och föreningslivet.

Förvaltningsledning och stab utgör de övergripande funktionerna för ledning och stöd på kultur- och fritidsförvaltningen. Staben är indelad i tre områden: ekonomi- och verksamhetsstyrning, utveckling och administration samt HR och kommunikation. Stabens uppdrag är att vara stödfunktion för nämnden och förvaltningens verksamheter. Stödet sker bland annat genom utredningar, projektsamordning och i att säkerställa att lagar, policyer och andra styrdokument följs. Staben ger stöd i kommunikationsfrågor, ekonomi- och personalfrågor samt sköter förvaltningens diarium.



Arbetsuppgifter
Som förvaltningssekreterare är du ansvarig för att kultur- och fritidsnämndens allmänna handlingar hanteras korrekt och rättssäkert.

Du blir en av två förvaltningssekreterare och arbetar i ett team av fyra medarbetare på enheten för administration och utveckling. Du ger förvaltningen stöd i frågor gällande allmänna handlingar, arkiv samt dataskydd. I arbetsuppgifterna ingår bland annat registrering i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Lex, arkivering av avslutade ärenden samt posthantering. Du arbetar självständigt med att göra sekretessbedömningar och lämna ut allmänna handlingar till allmänheten och ser till att beslutad gallring utförs 

Du ansvarar för förvaltningens hantering av GDPR- och informationssäkerhetsfrågor samt deltar i koncernens nätverk för personuppgiftssamordnare. Som personuppgiftssamordnare är du kontaktperson gentemot Karlstads kommuns dataskyddsombud. Du handlägger incidenter, begäran om registerutdrag, tar fram personuppgiftsbiträdesavtal, genomför kontroller samt ger råd och stöd till förvaltningens verksamheter. Du kommer också att delta i arbetet med att ta fram förvaltningsövergripande riktlinjer, utveckling inom det administrativa området samt vid digitalisering av våra administrativa rutiner. 

Kvalifikationer
Du har högskoleutbildning inom statsvetenskap, offentlig förvaltning, informations-/arkivvetenskap eller annan relevant utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har kunskaper om de lagar och förordningar som styr dokumenthantering inom offentlig förvaltning såsom offentlighets- och sekretesslag, förvaltningslagen och kommunallagen. Du har goda IT-kunskaper och är van att arbeta i administrativa system. Det är meriterande att tidigare ha arbetat med GDPR och informationssäkerhet genom att bland annat handlägga incidenter, rapporterat till DO samt handlagt begäran om registerutdrag. Som person är du serviceinriktad, noggrann, initiativrik och utvecklingsorienterad. Du är självständig och är bra på att prioritera dina arbetsuppgifter. Du är också bra på att samarbeta med andra samt har god förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift. Erfarenhet av liknande arbete inom kommunal verksamhet är meriterande men inget krav. I urvalsprocessen kommer stor vikt att läggas vid dina personliga egenskaper. 

 

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.