GD-sekreterare

Friska djur - trygga människor


Statens veterinärmedicinska anstalt (SVA) är en expertmyndighet med beredskapsuppdrag under Näringsdepartementet. SVA:s uppdrag är att främja djurs och människors hälsa, svensk djurhållning och vår miljö genom diagnostik, forskning, beredskap och kunskapskommunikation. Vi är cirka 370 anställda och finns på Ultunaområdet, Uppsala. 




GD-kansliet utgörs av generaldirektören och GD-sekreteraren.

Ni arbetar nära varandra och den övriga ledningsstaben, dvs de delar av organisationen som ger stöd till resten av verksamheten inom exempelvis områdena personal, ekonomi och juridik.

Arbetsuppgifter
GD-sekreterarens viktigaste roll är att ge service och stöd till generaldirektören och att skapa goda förutsättningar för GD i det dagliga arbetet med planering, administration, inkl. viss ekonomiadministration och att koordinera olika möten och resor.

I arbetsuppgifterna ligger också att kunna samordna vissa projekt, utåtriktade aktiviteter och att hantera kontakter med andra myndigheter samt internationella nätverk inom myndighetens område. Dessutom ingår att i samarbete med GD sköta planering, kallelser och utskick till ledningsgruppsmöten och vissa andra interna möten samt att skriva minnesanteckningar/protokoll vid dessa möten. Du sköter även kallelser och utskick till GD-föredragningar samt bistår i förberedelser inför GD:s medverkan i externa möten. 

Exempel på arbetsuppgifter:

- Bevaka GD:s funktionsmail och GD:s kalender, boka resor och hantera annan administration knuten till GD:s åtaganden.
- Sköta administration av möten som ingår i myndighetens styrning t ex insynsråd, verksledning, ledningsgrupp och vetenskapligt råd. I detta ingår att föra protokoll.
- Utreda vissa frågor från GD eller följa upp och hantera samordningen av sådana uppdrag.
- Medverka i förberedelser till chefsforum, föredragningar, beredningar och beslut av generaldirektören.
- Administrera remissvar.
- Kalla till och administrera komplexa möten samt i vissa fall bistå mötesdeltagarna med resebokningar m.m., samordna, planera och boka möten, agendor inklusive researrangemang.
- Bistå i arbetet med internationella nätverk och kontakter.
- Planera för konferenser, evenemang, nätverk och chefsdagar.
- Söka och samla in data, sammanställa underlag av olika slag.
- Stödja biträdande GD i planering av resor och åtaganden.
- Initiera och driva utvecklingsarbete inom ansvarsområdet.                                    

 
Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning eller annan utbildning som bedöms likvärdig. Du har flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en stödjande roll mot en högre chef. Tjänsten förutsätter att du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska språket i tal och skrift.

Som person är du strukturerad, självgående och prestigelös. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta generaldirektörens dagliga arbete. Du är även uthållig och duktig på att ta initiativ och hitta lösningar. Ditt arbete kännetecknas av en hög servicekänsla och en mycket god samarbetsförmåga. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande
Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete inom offentlig sektor, gärna vid statlig myndighet. Vi ser också gärna att du har erfarenhet av och en god förmåga att utveckla, effektivisera och förbättra rutiner för att arbetet ska fungera smidigt.

Villkor
Anställningen inleds med 6 månaders provanställning. 

En anställning vid SVA kan innebära att säkerhetsprövning och registerkontroll genomförs enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Övrigt

SVA är en myndighet vilket innebär att alla meddelanden som skickas till oss blir allmänna handlingar. Har du skyddad identitet ska du inte söka jobbet här på webben, kontakta oss istället.


Tester och arbetsprov kan förekomma i samband med rekryteringsprocessen.


All tillsvidareanställd personal är krigsplacerad inom SVA.  

Inför rekryteringsarbetet har SVA tagit en medveten aktiv ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi vill därför inte bli kontaktade av annonsförsäljare eller rekryteringsföretag.