Huvudregistrator med arkivansvar

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola, vuxenutbildning samt arbetsmarknadspolitiska insatser. Idag är vi nästan 2 000 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi ger kraft att växa.

ARBETSUPPGIFTER
Till enheten för nämnd och ärendehantering söker vi nu en huvudregistrator med ansvar för arkivering. Huvudsakligen ansvarar du med diarieföring och registrering av den centrala förvaltningens allmänna handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. I din roll som specialist i systemet Platina genomför du viss utbildning och systemsupport för kanslipersonal.

Ditt ansvar inom arkivering innebär att du ansvarar för planering, utveckling och uppföljning av förvaltningens arkiv, samt är arkivredogörare för kansliets handlingar. Dessutom hanterar du utlämnande av allmänna handlingar vid förfrågningar och för kansliets posthantering.

Som huvudregistrator har du ett nära samarbete med förvaltningens nämndsekreterare samt fungerar som biträdande nämndsekreterare. I din roll förväntas du dessutom medverka till att kvalitetssäkra och utveckla ärendeprocessen och en del i detta är bland annat att delta i kommungemensamma nätverksträffar och forum för systemet.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med en högskole- eller universitetsutbildning om 180 högskolepoäng inom juridik, samhälls- eller statsvetenskap. Eftersom att du hanterar utlämnande av allmänna handlingar ställer vi krav på att du har kunskaper om förvaltningslag, kommunallag samt offentlighet- och sekretesslag. Det är positivt om du har en registratorsutbildning eller annan dokumenterad erfarenhet av registratorsarbetet i offentlig verksamhet och förhoppningsvis har du dessutom studerat arkivvetenskap och/eller förvaltningsjuridik.

Du har tidigare arbetat inom offentlig förvaltning med offentlighets- och sekretesslagstiftning samt personuppgiftslagen och har därmed god kunskap om dessa. Därtill har du tidigare arbetat med diarieföring och gärna i det ärendehanteringssystemet som Malmö stad använder, Platina men det går lika bra med andra dokument- och ärendehanteringssystem, som exempelvis W3D3, Public 360° och DiWA.

Det är meriterande om du tidigare arbetat med förbättrings- och utvecklingsarbete och speciellt med arkiv som en del i flödet registratur-arkivbildning-arkivförvaltning. I utlämnande av allmänna handlingar vid förfrågningar kommer din vana av att arbeta i en politiskt styrd organisation och att kommunicera med media, medborgare och myndigheter till gagn. Denna erfarenhet är dock inget krav.

För att lyckas i rollen som huvudregistrator med ansvar för arkivering har du en god förmåga till överblick och planerar arbetsuppgifter och projekt i god tid och tar möjliga förändringar i beaktande. Du driver både din egen såväl som förvaltningens ärende- och arkiveringsutveckling framåt. Dessutom trivs du i en roll där du självständigt driver ditt eget arbete samtidigt som du är van och tycker om att samarbeta tillsammans med andra för att nå ett gott resultat. I arbetet ingår det som nämnt systemsupport och därmed ser vi att du är en serviceinriktad person som ger stöd och skapar goda relationer till kollegor.

Då en del av tjänsten innebär att formulera sig i skrift är det viktigt att du har en god förmåga att uttrycka dig i det skriftliga svenska språket.

ÖVRIGT
I denna rekrytering tillämpas löpande urval vilket betyder att sökande kan komma att kallas till intervju innan sista ansökningsdag har passerat. Ett eventuellt erbjudande om anställning lämnas efter avslutad ansökningstid.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.