Institutionsadministratör vid kemiska institutionen

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Arbetsuppgifter
På kemicentrum bedrivs forskning och utbildning inom kemi i världsklass.

Här arbetar forskare från olika forskningsområden och inriktningar inom kemi under samma tak för att förstå, förklara och förbättra vår värld. Kemicentrums läge i det norra universitetsområdet i Lund, mitt i hjärtat av Öresundsregionen, bidrar till en kreativ studie- och forskningsmiljö. Idag verkar tre institutioner på kemicentrum och omfattar 1900 anställda och studenter.

Som institutionsadministratör vid kemicentrum kommer du vara en del av administrativa enheten. Kemicentrums internationella miljö innebär många engelsktalande studenter, anställda och gäster. Du kommer att arbeta inom tre huvudsakliga områden, vilka är allmän administrativ service, kommunikation och studieadministration. 

Arbetsuppgifterna kommer bland annat att bestå av:

- Hantering av enklare ekonomi- och personalärenden såsom granskning av reseräkningar och viss fakturahantering. Kontakt med myndigheter, t ex Försäkringskassan, Skatteverket och Migrationsverket, förekommer.
- Studieadministration som registrering och resultathantering i Ladok, hantering av kursytor på lärplattformen Canvas samt utskick och sammanställning av kursutvärderingar.
- Webbkommunikation i form av uppdatering av kemicentrums hemsidor samt skapande och uppdatering av sändlistor.
- Ansvar för skyltning, uppdatering av informationsskärmar och underhåll av anslagstavlor.
- Hantering av praktiska detaljer nyckelhantering, passerkort och introduktion av nya medarbetare.
- Administration kring våra gästbostäder.
- Sekreterare vid våra möten samt att vara behjälplig vid arrangemang av workshops, konferenser och liknande.
- Arkivering och diarieföring relaterade till ovanstående arbetsuppgifter.
- Övriga administrativa göromål som lokalbokning, fikabeställning mm.

Detta ställer krav på att du är serviceinriktad, har en positiv framtoning och självständigt kan strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Hos oss är arbetstempot stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor på administrativa enheten samt i viss mån övriga avdelningsadministratörer på kemicentrum.

Krav 

- Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
- Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
- Erfarenhet av utveckling och underhåll av hemsidor.
- Erfarenhet av arbete med administration inom Lunds universitet eller annan högskola/ universitet.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och det är viktigt att du kan hantera en varierande bredd av arbetsuppgifter. Du har en mycket god förmåga att kommunicera och har lätt att göra dig förstådd i relation till andra personer, då du i rollen som institutionsadministratör har mycket kontakt med personal, studenter, gäster och andra besökare inom Kemicentrum. Du är strukturerad och har en god förmåga att prioritera arbetsuppgifter samt att hantera situationer med högre arbetsbelastning. Du har en professionell framtoning, är positiv och har en stark servicekänsla.  Vidare är du initiativtagande, självgående och noggrann. Samarbete och flexibilitet är något vi värdesätter högt.

Hänsyn kommer också att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen samt bidra till dess framtida utveckling.

Meriterande

- Erfarenhet av ett serviceinriktat arbete.
- Erfarenhet av administrativa stödsystem.
- Erfarenhet av att arbetat med några av följande program: Primula, Varbi, W3D3 och Lupin.

Du behöver ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta i administrativa system. Vi ser gärna att du även har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet.

Villkor
Anställning tills vidare med provanställning. Startdatum: Enligt överenskommelse.
Heltid, 100%. Kontaktperson: Håkan Hansson: 046-222 93 05.

Instruktioner för ansökan
Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid nio institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 330 forskarstuderande och 700 anställda.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.