Konsultuppdrag: Projektadministratör, Stockholm

Om konsultuppdraget

- Ort: Stockholm
- Varaktighet: 22-mar-2020 - 30-nov-2024
- Ansök senast: 13/3-20
- Omfattning: 100%
- OBS! Det är väldigt viktigt att du uppfyller skall-kraven för att vi överhuvudtaget ska kunna offerera dig, annars förkastar beställaren vårt anbud omgående där både din tid resp. vår tid går till spillo.


Uppdragsbeskrivning

Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara program-/projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:

- Agerar utifrån projektets mål
- Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.
- Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
- Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.


Resurshantering i projekt/program:

- Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
- Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
- Introducera nya projektmedlemmar, såväl anställda som konsulter i projekten/programmet.
- Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara


Hantering av möten och dokumentation:

- Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
- Stödja vid framtagning av utkast av dokument samt granskning och ändringshantering av dokument
- Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
- Arbeta i våra digitala projektverktyg
- Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten/programmet.
- Stödja vid begäran om utlämnande av allmän handling
- Stödjande i rapportering och ekonomi:
- Delta vid framtagning av styrgruppsmaterial
- Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
- Ta emot, granska och kontera fakturor


Övrig praktisk hantering:

- Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
- Genomföra resebokningar för projekt/programmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
- Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
- Medverka i projekt/programintern kommunikationsinsatser - informationsmail, informationsmöten och arrangemang.


Sällankommande arbetsuppgifter:

- Vid placering på projektkontor kan även kontorsansvar ingå, dvs leda och styra (hantering av städavtal, hyresavtal, serviceavtal, posthantering etc.)
- Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.


Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. program- och projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, beställargrupper, assistenter, andra projektadministratörer, Kundens konsultmäklare samt vid behov externa leverantörer/entreprenörer

Obligatoriska kompetenser och erfarenhet (skallkrav):

- Gymnasial examen med relevant inriktning
- 5-8 års dokumenterad erfarenhet av tidigare arbete som administratör (helst projektadministratör).
- Goda kunskaper i Office-paketet och god datorvana i allmänhet.
- Mycket god kommunikationsförmåga i både tal och skrift.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska.
- Minst 2 års praktisk erfarenhet av dokumenthantering


Meriterande kompetenser och erfarenhet (börkrav):

- Kompetens inom projektadministration
- Erfarenhet av att arbeta i projektform
- Erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet


Önskemål om personliga egenskaper:

- Systematisk och strukturerad
- Självständig och tar egna initiativ
- Hjälpsam och serviceinriktad
- Flexibel och lösningsinriktad
- Förmåga att kunna prioritera och arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt
- God kommunikativ förmåga
- God samarbetsförmåga, skapar och bevarar goda relationer.


______________________

Hur du vinner uppdraget

- Sök uppdraget genom denna annons
- I ansökan anger du ett kravställt timpris
- Lägg in ett CV i word-format
- Vi återkopplar genom plattformen om något behöver kompletteras eller förtydligas.
- Återkoppling sker vanligtvis från Kunden till oss inom 10 arbetsdagar
från det att ansökningstiden utgått. Vi försöker återkoppla omgående till dig som kandidat snarast vi har ny information avseende din ansökan eller uppdraget. Skulle återkoppling dröja, vänligen kontakta oss via plattformen.


Inför en eventuell intervju meddelas du om vilken Kunden är i god tid.

Om Shaya Solutions

Techbolag inom IT, Energi och Samhällsbyggnad med fokus på ingenjörer, ekonomer, teknologer och jurister.

Vi lägger ett stort fokus på kund-/konsultpartnernöjdhet och kvalité i våra leveranser och verkar idag i hela Sverige med utgångspunkt i Stockholm. Vårt motto är därför Ödmjukhet, Ihärdighet samt Flexibilitet.

Varmt välkommen att höra av dig vid frågor eller funderingar.

Annonsförsäljare undanbedes.