Kontorsansvarig/office manager

Myndigheten för vårdanalys bildades 2011 med huvuduppgiften att ur ett patient-, brukar- och medborgarperspektiv följa upp och analysera verksamheter och förhållanden inom hälso- och sjukvård, tandvård samt gränssnittet mellan vård och omsorg. Nyligen lades förslag fram som kan innebära att verksamheten ska vidgas och täcka inte bara gränssnittet mellan vård och omsorg utan hela omsorgen. I dagsläget arbetar ca 30 personer vid myndigheten, vilket kan komma att ändras vid ett vidgat uppdrag.

Vi söker nu en kontorsansvarig/office manager som ska ha till uppgift att ansvara för myndighetens administration, arkiv, inköp och lokaler. I rollen ansvarar du för att identifiera behov, föreslå lösningar och att vidta de åtgärder som behövs för att dessa viktiga funktioner ska fungera på ett smidigt sätt för verksamheten.

Följande arbetsuppgifter ingår bland annat i tjänsten:
- bistå övriga på myndigheten med service och administrativa sysslor,
- behovsinventeringar och framtagande av underlag inför olika beslut om bl.a. inköp,
- göra inköp, t.ex. till lokalerna, kontors- och förbrukningsmaterial och telefoni,
- klassiska sekreteraruppgifter t.ex. protokollföring, kopiering, svara på brev, ta emot telefonsamtal
- bokning av hotell, konferenser, resor och taxi,
- administration kopplat till styrelsemöten, möten i patientrådet och andra specifika möten,
- vara kontaktperson inom ramen för vissa avtal,
- ansvara för lokalerna och att lösa eventuella behov som uppstår kopplat till dem,
- ansvara för kopiatorer och andra kontorsmaskiner.

Tjänsten är bred och innefattar olika sorters sysslor som behöver genomföras såväl kontinuerligt som i en utvecklingsfas. I rollen kommer du att vara en "spindel i nätet" som får det administrativa och praktiska på myndigheten att fungera i vardagen. På sikt kommer du även ta över ansvaret för diarieföring och arkivering.

Vi söker dig som tycker att det är stimulerande att få vara med i olika delar av verksamheten och att just vara myndighetens spindel i nätet. Du sporras av att få hjälpa andra och ser din roll som en servicefunktion. Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av att ha arbetat med flera av arbestuppgifterna ovan. Du är ansvarstagande, självgående och har hög initiativförmåga. När du stöter på problem tar du fram förslag på lösningar för att komma vidare. Du tycker om att pröva på nya saker. Du har förmåga att se din roll i ett större sammanhang och att se hur olika saker hänger ihop. Du är noggrann och strukturerad och har god organisationsförmåga. Du har lätt att samarbeta och kommunicera med andra och är flexibel. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Organisatoriskt sett är tjänsten placerad under stabschefen/chefsjuristen. I nuläget finns ytterligare en administrativ tjänst inom staben.

Kontaktperson: stabschef/chefsjurist Karin Nylén
karin.nylen@vardanalys.se.