Kvalificerad administratör till Myndighetsavdelning

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola, vuxenutbildning samt arbetsmarknadspolitiska insatser. Idag är vi nästan 2 000 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi ger kraft att växa.

Tjänsten är placerad på förvaltningens centrala kansli, på myndighetsavdelningen som består av 16 medarbetare. Vi är en framåt och driven avdelning som ser fram emot att få en ny kollega! Vi sitter i nya fräscha lokaler mitt i centrala Malmö, strategiskt placerade med närhet till bland annat förvaltningens verksamheter och stadshuset.

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten innebär ett kvalificerat administratörsuppdrag där du har en samordnande administrativ expertfunktion på myndighetsavdelningen och där du ansvarar för administrativa uppgifter kring bland annat avtal och myndighetsbeslut som berör enskilda och huvudmän. Dessutom ingår det registrering av allmänna handlingar i Malmö stads dokument- och ärendehanteringssystemet Platina.

Du har ett nära samarbete med förvaltningens huvudregistrator, där ni avlastar varandra vid behov. En begränsad del av tjänsten innebär att vara delaktig i fullgörandet av myndighetens serviceskyldighet.

KVALIFIKATIONER
För att vara aktuell för tjänsten har du erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning och gärna inom utbildningsområdet där du har fått med dig en vana av att kommunicera med media, medborgare och myndigheter.
Det är meriterande om du har en relevant högskole- eller universitetsutbildning och vi ser gärna att du har en registratorsutbildning eller annan dokumenterad erfarenhet av registratorsarbetet i offentlig verksamhet.

Det är meriterande om du tidigare har arbetat i dokument- och ärendehanteringssystem, exempelvis Platina, W3D3, Public 360 (grader), DiWA, samt i Extens som är Malmö stads system för elevadministration. Du är en van användare av Excel och Word och eftersom en del av tjänsten innebär att formulera sig i skrift är det viktigt att du har en god förmåga att uttrycka dig i det skriftliga svenska språket och gärna i det engelska språket.

För att lyckas i din roll som registrator med kvalitativt administrationsansvar är du en driven person som har en god förmåga till överblick och planerar arbetsuppgifter och uppdrag i god tid. I detta tar du tar du hänsyn och anpassar dig väl till plötsliga förändringar. Du bemöter kollegor och malmöbor med respekt och arbetar serviceinriktat för att hjälpa dem på bästa sätt

ÖVRIGT
I denna rekrytering tillämpas löpande urval vilket betyder att sökande kan komma att kallas till intervju innan sista ansökningsdag har passerat. Ett eventuellt erbjudande om anställning lämnas dock efter avslutad ansökningstid.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.