Lokal- och avtalsadministratör till Skärholmens stadsdelsförvaltning

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Skärholmens stadsdelsförvaltning är en av Stockholms stads 14 stadsdelsförvaltningar och omfattar stadsdelarna Bredäng, Sätra, Skärholmen och Vårberg. Här arbetar mer än 1000 medarbetare för våra 35.000 invånare. Vi erbjuder en kommunal verksamhet som vi är stolta över och vi har en fantastisk mångfald. Välkommen med ditt unika bidrag!



Arbetsplatsbeskrivning
Administrativa avdelningen arbetar med ekonomi, HR, IT, upphandling, lokal och säkerhet samt arkiv.

Lokalfunktionen på central förvaltning ansvarar för strategisk planering, utveckling, samordning, analys och beställningar. Lokalfunktionen består av lokalstrateg samt lokalintendent/säkerhetsansvarig. Vi söker en lokal- och avtalsadministratör vars främsta uppgift kommer vara att stötta chefer med lokal-, avtals-, kontrakts- och kostnadsfrågor i det dagliga arbetet.

Arbetsbeskrivning
Du ansvarar för förvaltningens lokal- och avtalsfrågor. I arbetet ingår att besvara frågor via mail och telefon till både interna och externa parter. För att kunna hantera de dagliga frågorna krävs det att du är ute i verksamheten och besöker exempelvis äldreboende, förskolor samt arbetar inne på kontoret. Du arbetar nära enhetens lokalstrateg och lokalintendent/säkerhetsansvarig.

Din arbetsuppgifter består bland annat av:

- Administrativt stöd kring lokal-, avtals-, kontrakts- och kostnadsfrågor. Exempelvis: sökning av information i olika avtal, lagar och regler som gäller inom respektive lokal, stöd kring krav på funktionell lokal, avropa rätt avtal, planera arbetet, betalningsfrågor, hänvisa vidare till rätt person.

- Hantera och besvara frågor från avdelningschefer via telefon och mail.
Exempelvis: stöttning vid frågor som rör lokalförändringar, felanmälningar.

- Kontakt med fastighetsägare och hyresvärdar Exempelvis: dialog kring fel vid besiktningar, sökning i kontrakt/avtal, felanmälningar.

- Ärendehantering
Exempelvis: felanmälningar, effektivisera processen, ansvar för ärendehanteringssystemet.

- Löpande underhåll och framtagning och förtydligande av ex. process- och rutinbeskrivningar och informationsmail.

Övriga arbetsuppgifter som tillhör administrationen utifrån verksamhetens behov

Kvalifikationer
Vi ser att du som söker har:

- Avslutad gymnasieutbildning
- Aktuell arbetslivserfarenhet av administrativt arbete
- Erfarenhet inom avtalsadministration
- Erfarenhet inom lokalfrågor
- Vana att arbeta med många kontaktytor
- Goda kunskaper i Office-paketet främst Excel och systemvana
- God förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

- Relevant eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten
- Kunskap om de lagar och regler samt övriga förutsättningar som styr offentlig förvaltning

Under intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter: Du känner dig trygg i din roll som administratör och förstår verksamhetsnyttan av professionell hantering av uppgifter. Du tar ansvar för dina uppgifter och planerar arbetet på ett effektivt sätt. Du tar egna initiativ, driver dina processer framåt och uppnår resultat. Du tycker om att ha många projekt igång samtidigt och har inga problem att prioritera om vid nyuppkomna behov. Du är lyhörd och tillmötesgående i ditt bemötande och det faller sig naturligt för dig att vara kommunikativ, både skriftligt och muntligt. Som person är du nyfiken, ha förmåga att både kunna se detaljer och större sammanhang. Vi sätter även stort värde på att du drivs av att ge bästa möjliga service.

Varmt välkommen med din ansökan!


Övrigt
Provanställning kan komma att tillämpas.

I processen ingår personlighetsformulär och färdighetstester.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare:
http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholmsstad/
https://www.linkedin.com/company/stockholms-stad

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.