Nämndsekreterare/förvaltningssekreterare

Ystad är porten till framtiden och omvärlden. Här finns naturupplevelser utöver det vanliga, en levande historia, ett sjudande kulturliv och mångfald av fritidsaktiviteter. Här finns också ett rikt näringsliv som verkar både lokalt och globalt. Allt som allt en god miljö för kreativitet.
Här kan du bo i den medeltida stadskärnan, på öppna landsbygden eller kanske nära havet. Ystad är den lilla staden med de stora möjligheterna.

Ystads kommun arbetar för en god personalpolitik som främjar trivsel och goda arbetsprestationer. Vi tror på engagerade medarbetare som skapar en bättre vardag för våra invånare. Alla medarbetare ska erbjudas förutsättningar till en god hälsa och därför arbetar vi aktivt med vår arbetsmiljö, erbjuder en rökfri arbetsplats samt möjlighet till friskvård.

Kultur och Utbildningsförvaltningen omfattar förskola, grundskola, gymnasium, kultur och fritid. På huvudkontoret arbetar drygt 30 personer. Vi tror på att ha kul på jobbet samtidigt som vi är professionella.


ARBETSUPPGIFTER
Förvaltnings- och nämndsekreteraren har en central roll i Kulturnämnden och på Kultur och Utbildnings förvaltningskontor.
Du är ett nav i kulturnämndens arbete och skapar förutsättningar för att sammanträdena fungerar så bra som möjligt. Som nämndsekreterare är du registrator för kulturnämnden och sköter nämndshanteringen före, under och efter sammanträdena genom att tillsammans med kulturchefen planera dess innehåll, producera skrivelser och vara stöd för andra som skriver, skriva protokoll, hantera arvoden och presskontakter. Du ansvarar för att alla handlingar diarieförs och distribueras till ledamöterna enligt de riktlinjer, rutiner och kommunövergripande policys som arbetats fram.

I förvaltningshuset ansvarar du för uppdatering av de centrala hemsidorna och administrationen kring fackliga samverkansmöten. Du är samordnande för ledningsgruppens årshjul och sköter dagordning och kallelse. Tjänsten innebär också att du är behjälplig med t.ex biljettförsäljning, posthantering, intern information och allmänt ledarstöd till avdelningschefer.


KVALIFIKATIONER
Du ska ha ekonomisk eller samhällsutbildning, lägst på gymnasienivå. Du har erfarenhet av administrativt arbete. Det är meriterande med erfarenhet av arbete med diarieföring, digital ärendehantering och nämndsadministration.
Eftersom en stor del av tjänsten är att administrera och skriva protokoll vid olika sammanträden behöver du ha en god lyssnande förmåga och en hög kompetens i att sammanfatta och uttrycka dig tydligt i skrift.
Du behöver vara kunnig inom området offentlighet och sekretess och därtill kopplad lagstiftning
Du har ett intresse av att arbeta med uppdatering av hemsidor.
I rollen som nämndsekreterare kommer du samverka med politiker, chefer och handläggare inom organisationen. Det kräver att du har ett bra bemötande och en hög ambition gällande servicenivå. Du är duktig på att skapa och upprätthålla goda relationer.
Du ska ha förmåga att organisera, prioritera och strukturera arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt. Du ser behoven i verksamheterna och inblandade funktioner och tar initiativ till goda lösningar. Arbetsuppgifterna är varierande och kommer att kräva lösningsfokus och flexibilitet


ÖVRIGT
All försäljning i samband med rekryteringsprocessen undanbedes vänligen.

Observera att vi endast tar emot ansökningar via Offentliga jobb. Vi ber dig därför söka tjänsten genom länken i denna annons för att underlätta hanteringen av inkomna ansökningar. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot andra sökande.