Nämndsekreterare/huvudregistrator

Det är du och dina arbetskamrater som gör oss till Sveriges bästa arbetsplats.
Öppenhet, respekt och ansvar är våra gemensamma värderingar. Vi tror dessutom att en meningsfull fritid i kombination med hög livskvalitet gör att du tycker det är roligt att gå till jobbet.
Låt oss tillsammans utvecklas och dra nytta av varandras kunskaper när vi skapar en bättre vardag för våra medborgare.



Arbetsplatsen
Bildningsförvaltningen i Trelleborgs kommun ansvarar för all utbildningsverksamhet från förskola till vuxenutbildning.

Vi arbetar utifrån visionen ”9000 stolta barn, elever och studerande i Trelleborg”.

Nu rekryterar vi en nämndsekreterare/huvudregistrator. Samtidigt genomför vi en ny organisation för våra stödverksamheter där översynen inför införandet bland annat har visat behov av att utveckla arbetet kring nämndsprocessen samt rutiner och processer för ärende- och dokumenthantering. Som nämndsekreterare hos oss får du en viktig roll i det utvecklingsarbetet.

Du kommer att ingå i den adminstrativa avdelningen som leds av vår administrativa chef. I avdelningen ingår även utredare, centrala administratörer och skoladministratörer. Det övergripande ansvaret för nämndens och förvaltningens ärendehantering ligger hos vår stabschef.

Arbetsuppgifter
Som nämndsekreterare kommer du att arbeta nära ledningsgruppen och förtroendevalda. Du är sekreterare i bildningsnämnden och dess arbetsutskott och arbetar med ärendehantering kopplat till den politiska processen. Du ansvarar för sammanträdesrutiner, hantering av handlingar inför nämndssammanträden, protokollsskrivning med mera. Du kommer att arbeta i ärendehanteringssystemet W3D3 och Meetings. En viktig del i arbetet är att ge stöd till chefer och medarbetare samt att vara drivande i arbetet med att ta fram, utveckla och kvalitetssäkra rutiner och arbetssätt för nämndsarbetet. Du kommer även att handlägga ärenden till nämnden.

Som huvudregistrator kvalitetssäkrar du och driver utvecklingsarbetet kring diareföring och arkivfrågor inom förvaltningen. Du samordnar förvaltningens administratörer/registratorer och anordnar vid behov utbildningsinsatser inom området. Du ansvar för att kvalitetssäkra och hålla bildningsnämndens dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning uppdaterade. Du är ansvarig för bildningsnämndens centrala arkiv och du stödjer/samordnar lokalt ansvariga för arkiven på skolorna kring arkivfrågor.

Läs gärna mer om vår verksamhet! http://www.trelleborg.se

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning med inriktning statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Du har minst tre års erfarenhet av arbete inom kommun eller annan offentlig verksamhet som nämndsekreterare eller i annan motsvarande befattning. Vidare har du erfarenhet av och kunskap om offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen och kommunallagen. Vi ser gärna att du dessutom har erfarenhet av att självständigt genomföra utredningar.

Vi förutsätter att du har goda kunskaper i Officepaketet, vana att arbeta i administrativa system samt att du har mycket goda kunskaper i det svenska språket och kan uttrycka dig väl i både tal och skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av dokumenthanteringssystemet W3D3 och Meetings.

För att lyckas i rollen som nämndsekreterare måste du ha god förmåga att sätta dig in i arbetsuppgifter snabbt, ta initiativ och kunna prioritera dina arbetsuppgifter. Du har en uttalad känsla för service och en väl utvecklad kommunikationsförmåga då du kommer ha många, både interna och externa, kontakter. Som nämndsekreterare förväntas du anpassa ditt arbetssätt till ständigt nya förutsättningar vilket gör att du måste vara flexibel och förändringsbenägen. Tjänsten ställer vidare krav på att du är strukturerad och noggrann.

Vi lägger stor vikt vid din personliga lämplighet.

Arbetstid/varaktighet
Heltid/tillsvidareanställning. Viss kvällstjänstgöring kan förekomma.

Tillträde
Snarast eller enligt överenskommelse. Ange i ansökan när du kan tillträda tjänsten.

Kontaktperson
Jytte Lindborg, förvaltningschef, telefon 0410-73 41 44 eller 0733-51 11 27
Calle Karlsson, stabschef, telefon 0410-73 39 35

Fackliga kontakter: www.trelleborg.se/facket

Sista ansökningsdag
2017-04-17
Vi arbetar med löpande urval och därför är det viktigt att du skickar in din ansökan så snart som möjligt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Inför rekryteringsarbetet har Trelleborgs kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Vi längtar och hoppas på att du vill bli en av oss!