Nu söker vi en kunnig administratör

Du vill något. Det vill vi med! Vi vill skapa värde och bidra till livskvalitet för våra invånare, företag, organisationer och besökare. Vi gör det genom att lyssna, hjälpas åt, testa, lära oss och sen testar vi igen. Här är allt möjligt för dig som vill skapa, förändra, vårda, bygga, vägleda, utvecklas och göra skillnad. För Helsingborg är staden för dig som vill något. Om arbetsplatsen
På vård- och omsorgsförvaltningen arbetar vi med människor. Riktiga människor. Människor som, precis som du, lever livet. Vi är cirka 3500 medarbetare - från undersköterskor, sjuksköterskor, fysioterapeuter och arbetsterapeuter till ekonomer, utredare och biståndshandläggare som på olika sätt bidrar till att stadens äldre och personer med funktionsnedsättning ska kunna leva ett rikt och självständigt liv.

Drivs du av möjligheten att få använda alla dina färdigheter som administratör? Nu söker vi en proffsig och erfaren administratör till Bemanning och rekryteringsenheten då en av våra kollegor går i pension.

Enhetens uppdrag är att hjälpa och stötta våra verksamheter inom vård- och omsorgsförvaltningen genom att leverera professionellt stöd utifrån ett helhetsperspektiv. Vi är totalt 22 medarbetare som har roligt på jobbet samtidigt som vi levererar resultat. Förutom dessa trevliga kollegor har vi ibland hund på kontoret och vi sitter i nyrenoverade lokaler centralt i staden. 

Vill du vara med och göra skillnad? Välkommen med din ansökan redan idag!

Arbetsbeskrivning
Som administratör hos oss får du ett brett och utmanande arbete som ställer stora krav på engagemang, bemötande och professionalism. Du har dagligen kontakt och ger stöd till förvaltningens chefer, administratörer, vikarier, personal och andra interna samt externa samarbetspartners.

Du arbetar i ett tätt samarbete med dina administratörskollegor och tillsammans är ni ett stöd för Bemanning och rekryteringsenheten. Varje år anställer vi ca 700 vikarier och i ditt uppdrag ingår bland annat att administrera och sköta hantering kring anställningarna, avtal och avslut.

Du stöttar våra verksamhetsnära chefer och administratörer i frågor som bland annat rör LAS, där vanligt förekommande frågor gäller inkonverteringar, varsel och företrädesrätt. Du är också ett bollplank i frågor gällande lönesättning av vikarier. 

Du är ett stöd till andra förvaltningar, så väl som vård- och omsorgsförvaltningen, i att utfärda SITHS-kort och sköta administrationen kring dessa samt är behjälplig i att ge support till användarna.

I ditt uppdrag ingår också arbetsuppgifter som ekonomi och inköp, schemaläggning och andra frågor som rör lokalen.

Du arbetar med flera parallella uppgifter samtidigt och du kommer att få nyttja din förmåga att skapa struktur och leverera på utsatt datum. Du arbetar dessutom i flera olika stödsystem, varför det är viktigt att du har hög digital mognad. 

Vi erbjuder dig ett omväxlande, ansvarsfullt och stimulerande arbete med möjligheter till egen utveckling. Arbetsplatsen är rökfri och hälsomedveten. Som anställd får du ett friskvårdsbidrag på 3000 kronor per år.

Kvalifikationer
Vi söker dig med en eftergymnasial utbildning inom personal/HR, ekonomi eller administration eller har en annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av administrativt arbete, gärna med HR-relaterade uppgifter.

Det ställs höga krav på dig som administratör och för att lyckas i uppdraget behöver du trivas i en roll där du får skapa och bibehålla goda relationer. Du är tålmodig, serviceinriktad och har en logistisk förmåga. Det är viktigt att arbetet utförs med eget driv, att du är flexibel och att du trivs väl med att arbeta såväl självständigt som i grupp. 

Mycket av ditt arbete behöver kommuniceras på ett tydligt och pedagogiskt sätt, varför det är viktigt att du är att du kan förmedla information både i tal och skrift. Du är bekväm med att arbeta med datorn och telefonen som främsta verktyg och är van vid att arbeta i olika digitala system och program och har heller inte svårt för att lära dig fler. Tjänsten kräver att du uppskattar att arbeta i ett högt tempo där det pågår flera parallella arbetsuppgifter.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta som administratör i en kommunal stödfunktion, har erfarenhet av schemaplanering, har arbetat i en administrativ roll kring hantering och utfärdande av SITHS-kort samt är bekant med några av våra stödsystem som exempelvis Medvind, Winlas, Personec P. 

Vi ser fram emot att hitta en positiv medspelare till vårt härliga team!

Övrig information
Vänligen ange löneanspråk i din ansökan.

Din ansökan betraktas som ett arbetsprov. Redan där ser vi dina färdigheter inom administration. Du har skrivit ett aktuellt och informativt CV och i ditt personliga brev berättar du kort om varför du vill arbeta just hos oss, vad du gör nu och vad du kan. Genom att presentera dig själv i text på ett tydligt, strukturerat och proffsigt sätt har du möjlighet att gå vidare i processen eftersom du visat att du har flera av de färdigheter som är viktiga i tjänsten.

Sista ansökningsdag: 2022-10-02

Anställningsform: Tillsvidareanställning, heltid, 6 månaders provanställning kan komma att tillämpas

Tillträdesdatum: 2022-12-01


Helsingborgs stad arbetar mot diskriminering och för främjande av alla människors lika rättigheter och möjligheter. Sökande oavsett bakgrund är välkomna att söka till Helsingborgs stad. För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Innan möjlig anställning kommer en bakgrundskontroll ske. I de fall där kontroll av utdrag ur belastningsregister är lagstadgat kommer även detta att genomföras.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att tjänsten inte behöver tas i anspråk för redan tillsvidareanställda medarbetare.

Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

Fackliga företrädare https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/ Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.