Office Manager med inslag av personaladministration

Vårt uppdrag:
Vår kund Hammer & Hanborg söker nu sin nya medarbetare som ska axla rollen som Office Manager med inslag av personaladministration. Företaget sitter i fräscha lokaler i centrala Stockholm. Hammer & Hanborg är ett konsultföretag som utvecklar människor, företag och organisationer. De erbjuder kompetens, talang och konsulttjänster. Idag har de ca. 25 anställda fördelat på deras kontor i Malmö, Stockholm och Oslo. Dessutom har de ytterligare ca 80 konsulter i uppdrag ute hos deras kunder.

Tjänsten som Office Manager är tänkt att starta omgående och pågå i ca 6 månader och kommer till en början att starta som en inhyrning för att sedan övergå till en anställning hos kund om båda parter är överens.

Att vara anställd via oss på Avanzera innebär att din arbetsplats är ute hos vår kund, men likväl så ska du känna dig trygg med våra anställningsvillkor. Som konsult hos Avanzera har du fast månadslön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning enligt kollektivavtal samt betald semester.


Arbetsuppgifter:
Du kommer att ingå i ett team, där du har huvudansvaret för personaladministrationen gällande företagets konsulter samt det administrativa gällande allt som kan förekomma på kontoret. Rapporteringar och avstämningar med Chief Candidate Experience Officer sker med kontinuitet.

I din roll som Office Manager arbetar du strukturerat och självständigt med förekommande arbetsuppgifter:

- Superuser av eBemaning, vilket innebär ansvar för konsultportalen, dokument och löpande kommunikation. Lägga upp konsulterna i eB och boka ut dem på uppdrag, lägg upp scheman, skapa och skicka anställningsavtal via Get Accept. Förlänga konsulter på uppdrag.
Tidrapportering – säkerställa att tidrapporter kommer in i tid, påminna de som inte rapporterar i tid, svara på tekniska frågor ang tidrapportering.
Löpnade kommunikation med konsulterna via konsultportalen.
Lättare HR relaterade frågor från konsulterna (friskvårdsbidrag, ledigheter, utrustning på uppdraget, praktiska frågor kring lön, semester osv)
Praktiskt ansvarig för eventplanering och exempelvis, jul- och sommarpresenter till konsulter.

- Teamtailor och annonsering, såsom bildhantering för jobbannonser – säkerställa rätt format/storlek. Vissa mallar finns. Publicera jobbannonser på webben, skapa trackinglänkar och publicera på Facebook och LinkedIn ev andra sociala medier/annonsplatsformar. Ta bort annonser när de är inaktuella. Sponsrade länkar efter konsulternas önskemål. Säkerställa att vi har rätt kontaktuppgifter i Teamtailor till uthyrda konsulter. Tagga/tagga av konsulter i Teamtailor som går på/av uppdrag. Koll på GDPR i Teamtailor, kandidater som vi inte har godkännande ifrån.

- Kontor / Office Manager
Övergripande ansvar för kontor, mötesrum och pentry. Alla ytor där externa personer vistas behöver vara representativa. Diverse olika inköp samt leverantörskontakter, förkontering av fakturor, agera tekniskhjälp av konferensutrustning, delaktig i planeringen av det praktiska runt workshops, events etc.


Din bakgrund:
Vi söker dig med en eftergymnasial utbildning gärna inom HR/personaladministration, önskvärt med 1-2 år arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du kommunicerar obehindrat i både tal och skrift på svenska och engelska. Systemintresse och tidigare arbetat i något affärssystem. Gärna kunskaper i Photoshop. Van att publicera inlägg i sociala medier.

Som person så kan du med lätthet arbeta självständigt och prioritera din dag och dina arbetsuppgifter. Du ser dig själv som noggrann och slutför dina arbetsuppgifter enligt satt agenda. Du har en positiv inställning och är lösningsorienterad.

Sök redan idag! Då tillsättandet ska ske så snart som möjligt kommer vi att göra vårt urval löpande. Att ansöka tar bara ett par minuter, fyll i dina personuppgifter och ladda upp ditt eget CV så är du en av våra kandidater till tjänsten. Välkommen med din ansökan!


Om oss:
Avanzera har funnits sedan 1998 och är ett auktoriserat företag och har över 100 anställda. Vi vet att varje person är unik och därför månar vi om att ditt nästa steg i karriären ska ge dig kunskap och erfarenhet som just du strävar efter. Vi lägger stor vikt vid personliga relationer och vill att du ska må bra och trivas i samarbetet med oss! Vi är din expert inom konsult- och rekryteringstjänster. Läs mer om oss på www.avanzera.se