Office Manager till internationella fastighetsbolaget Pembroke Real Estate

Pembroke Real Estate är ett fastighetsbolag som under de senaste tjugo åren byggt en portfölj som omfattar fastigheter i världens ledande städer. Med en internationell närvaro och god lokal insikt har Pembroke en särskild förståelse för stadsfastigheter, vilket differentierar Pembroke inom sin bransch. Till kontoret i centrala Stockholm söker vi nu en Office Manager som trivs i en ansvarsfull roll och med ett mind-set att alltid leverera förstklassig service till såväl kontorsledning och besökande till kontoret. Vill du veta mer? Då rekommenderar vi dig att fortsätta läsa den här annonsen!

OM TJÄNSTEN
Academic Work söker en Office Manager på heltid till Pembroke Real Estate och deras filial i centrala Stockholm. Pembroke har idag, utöver Stockholm kontor i Boston, London, Sydney, Tokyo och Washington. I Stockholm sitter Pembroke på Mäster Samuelsgatan i ljusa och moderna lokaler.

Pembroke förenas av en tro att fastigheter är något mer än bara byggnader. Bolaget består av experter inom olika områden, och tillsammans strävar de att uppnå excellens för deras hyresgäster, investerare och för samhällen där de arbetar.

Nu söker vi för Pembroke’s räkning en Office Manager på heltid till deras filial och kontor i Stockholm. En roll med mycket eget ansvar och med varierande arbetsuppgifter både högt och lågt. Som Office Manager är du både ansiktet utåt mot bolagets kunder och besökare, samtidigt som du är det huvudsakliga stödet för kontorets egen personal. För att trivas i den här rollen har du en stark motivation att alltid leverera förstklassig service och sporras av att hjälpa dina medarbetare.

Tjänsten är en direktrekrytering vilket innebär att rekryteringsprocessen sker genom Academic Work men du kommer anställas direkt hos Pembroke Real Estate.

ARBETSUPPGIFTER
Som Office Manager kommer du vara kontorets ”högra hand” och stötta upp kontorsledning med både administrativa och operativa arbetsuppgifter.

I rollen som Office Manager kommer du till exempel att:
* Hantera kontakter, kalendrar och resekostnadsredovisningar


* Planera möten och konferenssamtal, ta fram material och göra beställning av catering vid behov
* Hålla inventarier över kontorsmaterial och utrustning, samt hantera relationer med både externa och interna leverantörer så att kontorets material alltid är under kontroll
* Hantera information och arbeta med arkivering av kontorsrelaterade dokument, både manuell och online-backup
* Fakturahantering, förberedelse och planering av kontorsbudget och månadsansökningar om finansiering av kontorsmaterial
* Besvara telefon och ta emot leveranser samt koordinera postdistribution och frakt så att post och paket kommer rätt


Tjänsten passar dig som har varit i en liknande roll tidigare och med erfarenhet från att ha ansvarat för ett mindre kontor.

VI SÖKER DIG SOM
* Har 3-5 års erfarenhet av rollen som Office Manager, administrativ assistent eller chef för ett lite mindre kontor


* Har god förståelse för Office-paketet och framför allt Excel
* Har god kommunikativ förmåga och behärskar både svenska och engelska obehindrat i tal och skrift


Det är meriterande om du…


* Har erfarenhet från fastighetsbranschen och/eller hotellbranschen


Som person är du ansvarstagande, självgående och problemlösande. I rollen som Office Manager ställs höga krav på att självständigt kunna driva arbetet framåt och komma med egna lösningar på problem.

ÖVRIG INFORMATION


* Start: Augusti eller enligt överenskommelse
* Omfattning: Heltid, 40h/vecka
* Placering: Mäster Samuelsgatan, Stockholm
* Den här rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till
Academic Work.
* Sök tjänsten genom att klicka på Ansök nedan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen.
* Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på stw03@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!


OM OSS

Academic Work är Home of the young professionals. Det betyder att de flesta av våra jobb är relevanta för dig som studerar på högskola/universitet eller för dig som är klar med dina studier och är i början av din karriär. Hos oss kan du arbeta som konsult på uppdrag hos någon av våra kunder, bli anställd direkt hos ett kundföretag via vår rekryteringsverksamhet eller börja jobba internt på något av våra Academic Work kontor. Läs mer på www.academicwork.se.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Pembroke is an international real estate advisor that acquires, develops and manages properties and places – specializing in mixed-use and office environments in the world’s leading cities. They believe that properties that stand the test of time deserve a lot of time. So, Pembroke take a different approach: a thoughtful approach.