Planeringssekreterare / Systemansvarig

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola, vuxenutbildning samt arbetsmarknadspolitiska insatser. Idag är vi nästan 2 000 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi ger kraft att växa.

Tjänsten finns inom Gymnasie- och Vuxenutbildningsförvaltningens avdelning för Planering och Antagning. Avdelningen arbetar bland annat med antagning till gymnasieskola och vuxenutbildning, resursfördelning till huvudmän, kommunala informationsansvaret, statistik och analys, nämndsekretariat, diarium och arkiv samt systemansvar för elevadministrativa system.

ARBETSUPPGIFTER
Som planeringssekreterare och systemansvarig arbetar du främst med administration kring de elevadministrativa systemen Extens, Dexter och Hypernet med koppling till ärendehanteringssystemet Platina och säker informationshantering. Du deltar i styrning av administrativa processer och stödjer alla verksamheter inom förvaltningen med att utarbeta administrativa rutiner och ett effektivt och säkert systemutnyttjande.

Du arbetar både med ett lokalt Malmö- och ett regionalt Skåneperspektiv, inom Utbildningsförvaltningen och i arbetsgrupper i Skåne. Avdelningens arbete är nära kopplat till flera utvecklingsprojekt inom förvaltningen och i Skåne I detta utvecklingsarbete blir du en viktig person.


KVALIFIKATIONER
Som person är du självständig och drivande samt har ett positivt förhållningssätt till ett arbete som är både föränderligt och tidvis har ett högt tempo och ojämn arbetsbelastning.
Du ska ha en god kommunikativ förmåga både internt och externt samt ha stor vana av dialog med skolledare, politiker samt andra myndigheter.
Du ska kunna arbeta både processinriktat och med projekt. Analytisk förmåga är viktig.

Vi förutsätter att du har en akademisk eller annan utbildning lämplig för tjänsten inom till exempel statsvetenskap/ekonomi/IT, eller motsvarande kunskap genom erfarenhet av kvalificerat arbete inom området.

Meriterande är:
• erfarenhet av systemansvar för eller arbete med elevadministrativa system, ärendehanteringssystem, webbapplikationer, databaser samt andra administrativa system för analys och sammanställningar
• vana av att arbeta i en politiskt styrd organisation, både på lokal och regional nivå
• kunskap om regelverk kring gymnasieskola och vuxenutbildning med utgångspunkt i ett administrativt och ekonomiskt perspektiv
• att skriftligt kunna utforma information, rapporter och myndighetsbeslut på ett enkelt men ändå korrekt sätt
• vana av leda och delta i arbetsgrupper samt föredra ärenden och utredningar

ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att den ej behöver tas i anspråk av sedan tidigare anställd person inom Malmö stad.