Reception & Bokningsansvarig

Nordic Choice Hotels AS är Skandinaviens största hotellkedja med en årlig omsättning på 6,0 miljarder kronor och mer än 9200 anställda. Koncernen marknadsför över 170 hotell under varumärkena Comfort, Quality, Quality Resort, Clarion Collection, Clarion och Nordic Hotels & Resorts på den nordiska marknaden. Choice Hotels strävar efter att erbjuda sina gäster energi, mod och begeistring och tror att företagets positiva utveckling och tillväxt är resultatet av medarbetare som vågar tänka och vara annorlunda.



ARBETSBESKRIVNING

 

Welcome (front) Office Manager på Clarion Hotel Plaza, Karlstad

 

Welcome Office Manager (WOM) rapporterar till Hotel Direktör (HD) och är en del av hotellets avdelningschefsgrupp.

 

Tjänsten innefattar ansvar för: 

* Att genom avdelningens personal skapa en oförglömlig upplevelse för hotellets gäster
* Att ständigt verka för ökad lönsamhet och att nå uppsatta prognoser/mål för avdelningen.
* Personalansvar för  receptionister och nattpersonal 

I tjänsten ingår: 

* WOM förväntas vara i driften och skall vara kapabel och villig att utföra alla de uppgifter som utförs av avdelningens personal.
* WOM arbetar aktivt med målstyrning och prognoser – intäkt & kostnadsprognoser och har resultatansvar för sin avdelning. Alla i avdelningen skall själva och dagligen ha klart för sig hur de förväntas bidra till resultatet.
* WOM ansvarar för merförsäljning i avdelningen.
* Dutytjänstgöring enligt dutyschema.
* Ansvar för att avdelningen är uppdaterad och kunnig i hotellets brand- och säkerhetsrutiner.
* Ansvar för att företagets policies efterlevs.
* Personalansvar, vilket innebär schemaläggning, upplärning, utbildning, utvecklingssamtal och löneredovisning. Utbildningar som inte sker av WOM själv skall planeras i samråd med HM.
* WOM ansvarar för eventuella nyrekryteringar inom sin avdelning, dock alltid i samråd med HD.
* Tillse dagligt användande av tidrapporteringssystem för all personal.
* WOM ansvarar för att goda kontakter med underleverantörer upprätthålls
* WOM ansvarar för att beställningar av kontors- och andra förbrukningsvaror tillhörande avdelningen utförs.
* WOM arbetar tillsammans med HD fram rutiner för avdelningen och ansvarar för att dessa efterlevs.
* WOM ansvarar för att hela avdelningen aktivt använder hotellets kvalitetsystemet, C2.
* Ansvar för att löpande följa upp kundnöjdhet i Loopon och snabbt agera vid behov för kompensationer.
* WOM ansvarar för att den egna avdelningen har korrekt och relevant information gällande arrangemang i huset i god tid före genomförandet.
* WOM ansvarar för att hålla receptionsområdet i bästa skick efter givna instruktioner.
* WOM är den som godkänner om fakturering är tillåten för logi. Detta görs i samförstånd med grupp & konferensbokning enligt gängse rutin.
* Ansvar för avstämningar av provisioner gällande logi
* Ansvar för påminnelser av fakturor skickas
* Ansvar för att no show och sena avbokningar debiteras enligt policy
* WOM ansvarar för att den egna avdelningen följer angivna revenue-instruktioner vid försäljning av hotellnätter
* Ta emot och svara på bokning- och prisförfrågningar gällande individuella bokningar via telefon, mail och fax, och besvarar dessa inom 24 timmar och att bästa möjliga ”upselling” genomförs. Bokningar gäller främst hotellrum, paket och restaurangbokningar.
* Nära samarbete med restaurangerna för att gästen ska få en smidig och bra upplevelse från början till slut.
* Lägger in korrekt och adekvat information i hotelldatasystemet Cenium.
* Ansvara för att samtliga bokningar, oavsett var de kommer ifrån, är kvalitetssäkrade. Vilket innebär kopplade mot rätt segment/ kundkort/ företagsavtal, rätt priser, med inlagda activities, styra in grupp bokningar mot respektive block med mera.

  Krav: 

* Minst tre års erfarenhet som hotellreceptionist och gärna i ledande befattning  
* Goda ledaregenskaper