Receptionist och kontorsservice till Stockholms Hamnars huvudkontor!

Vill du arbeta på ett modernt hamnföretag med en strategisk betydelse för Stockholmsregionens utveckling?

Om Stockholms Hamnar
Stockholms Hamnar är ett modernt hamnföretag med en strategisk betydelse för Stockholmsregionens utveckling.

Vi driver framtidsinriktad och hållbar utveckling av hamnverksamheten, som är inne i en period av förnyelse där roller och kompetenskrav förändras. I uppdraget ingår att främja sjöfarten och säkra regionens varuförsörjning. För närvarande driver vi ett stort miljardprojekt, Stockholm Norvik Hamn, för att skapa förutsättningar för tillväxten i regionen. Att arbeta hos oss Stockholms Hamnar värnar om att ha en öppen atmosfär och många anställda har ett stort engagemang i sitt arbete och för verksamheten. Medarbetarna beskriver sig själva som engagerade, lösningsinriktade och att de sätter verksamhetens intressen främst.
Vi arbetar också målmedvetet med att öppna upp för att både unga, äldre, invandrare, kvinnor och män ska få likvärdiga möjligheter på arbetsplatsen.



Stockholms Hamnars huvudkontor ligger i Magasin 2 (Frihamnsterminalen) i Frihamnen, där även den här tjänsten är placerad.



Arbetsuppgifter som receptionist hos Stockholms Hamnar:
- Kontering och granskning av elfakturor, matfakturor med komplettering av deltagarförteckningar m.m.
- Att ansvara för administrationen av engångskort - rikskortet och avstämning månadsvis till lönekontoret
- Uppdatering av utrymningslista
- Kopiering och utskick av styrelsehandlingar
- Debitering av behörighetskort
- Att ansvara för receptions- och kundytan samt lunchrummet
- Att serva projektkontoret med distribution av tidningar och frukt, påfyllning av papper i skrivare samt ta emot felanmälningar av kaffeautomater och skrivare
- Nya administrativa arbetsuppgifter kommer även framöver att läggas på tjänsten

Utöver ovan arbetsuppgifter delar man även följande arbetsuppgifter gemensamt med kollegor:

- Korthantering, Utlämning av behörighetskort och nycklar. Ansvarig för fotografering av sökande för behörighetskort, handhavande och förvaring av ansökningsblanketter och kvittenslistor samt registerhantering.
- Ansvara för utlämning av engångs- och Rikskort
- Mottagning av beställningar samt beställa luncher m.m. i samband med möten i konferensrum/kafé
- Fram- och avdukning av matbeställningar
- Utlämning av nycklar m m till bilar och cyklar från ”poolen”
- I akuta situationer utföra budkörning med bil
- ”konferens/värdinneroll”, vara behjälplig för service internt
- Ta emot besökare till företaget , Registrering in/ut
- Ta emot samtal om felanmälan för vidarekoppling (fel som rör drift- och underhåll av Hamnens fastigheter)
- Besvara och förmedla telefonsamtal från stadens växel i Avesta
- Iordningställande inklusive dukning, arrangemang av AV-utrustning i konferensrum/kafé vid bokningar samt iordningställande efter mötet
- Beställa bud
- Kuvertering vid utskick av bl.a. informationsmaterial, inbjudningar, plocka ihop informationsmaterial i mappar/påsar till möten mm.
- Sedvanlig kopiering på färgkopiator och högvolymkopiering
- Ta emot anmälningar till kurser m.m. samt insamlingar
- Uppdatering av entreprenadpärmen



Övrigt: Som anställd för reception och kontorsservice lärs man även upp för en annan liknande tjänst, detta för att kunna stötta upp och hantera planerad och oplanerad frånvaro effektivt.



Kvalifikationer
- Ha ekonomisk utbildning, motsvarande minst gymnasienivå
- Ha erfarenhet av att arbeta inom reception och kontorsservice, vilket innebär bemötande av kunder, hantering av behörigheter med kort/nycklar, kundkontakt via telefon och e-post, gjort beställningar etc.
- Ha datavana, motsvarande minst Office-paketet
- Ha kunskap om enklare uppgifter som administration och ekonomiska rutiner (motsvarande ekonomiassistent)
- Vara stresstålig
- Vara lättlärd
- Vara utåtriktad
- Vara serviceinriktad
- Vara självgående
- Ta egna initiativ samt
- Ha B-körkort.



Villkor
Tillsättning av tjänsten kommer att ske snarast med upplärning förlagd under slutet av Mars. Personen påbörjar därefter sin tjänst självständigt senast den 3 april, 2018.

Rekryteringen sker via West Work AB men arbetet är förlagt hos Stockholms Hamnar.

Uppdraget är en del av West Works personaluthyrning vilket innebär att du kommer att vara anställd av West Work, men arbeta som konsult hos Stockholms Hamnar.

West Work AB
West Work AB är ett auktoriserat Bemanningsföretag med säte i Trollhättan. Vi har funnits sedan 2008 och erbjuder bemanningsuppdrag samt även studentförmedling inom de flesta områden. Vår styrka ligger i att vi är personliga, flexibla och månar om våra konsulter, samtidigt som vi erbjuder god och service mot våra kunder.



 

Snabb ansökan
Vi vill ha din ansökan snarast då urval och intervjuer kommer ske under v. 12, dock senast 2018-03-23. Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta våra konsultchefer:

Sara Demander Wik, 0735-144 122, sara@westwork.se 

Almir Dzafic, 0735-12 21 21, almir@westwork.se



Varmt välkommen med din ansökan!