Registrator / Samordnare för dokumenthantering

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.

Universitetsförvaltningens uppgift är att stötta universitets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är universitetsförvaltningen policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.



Avdelningsbeskrivning
Tjänsten är placerad vid avdelningen för dokumenthantering (AD) inom KTH:s universitetsförvaltning.

Avdelningen ansvarar för universitetsförvaltningens arkiv och registratur och har ett övergripande ansvar för dokumenthanteringen vid KTH i form av styrdokument, rådgivning och utbildning inom området för KTH:s skolor och förvaltning. Idag består avdelningen av 12 anställda.

Arbetsuppgifter

Som registrator/samordnare för dokumenthantering kommer du att vara ett verksamhetsnära stöd till KTH:s skolor gällande dokumenthantering.

Rollen som samordnare för dokumenthantering innebär att du arbetar självständigt och driver dina egna ärenden och processer framåt. Du kommer att delta i utvecklingen av universitetets dokumenthantering genom att arbeta fram rutiner och stöddokument samt ge råd och stöd till universitetets anställda i frågor som rör dokument- och ärendehantering. I arbetsuppgifterna ingår även att genomföra internutbildningar.

En del av arbetstiden är förlagd till KTH:s centrala registratur och inkluderar registratorsuppgifter så som postöppning, diarieföring av allmänna handlingar i diariesystemet W3D3 samt arkivering, du fungerar som kvalitetscontroller för registrering och avslut av diarieförda handlingar. Service och bemötande är en viktig del av arbetet då du som registrator hanterar interna och externa förfrågningar och begäran om allmän handling. Du förväntas arbeta självständigt utifrån ett gemensamt arbetssätt.


Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleexamen med 60hp arkivvetenskap och med dokumenterad erfarenhet av diarieföring inom offentlig förvaltning. Du ska ha datorvana och goda kunskaper i Officepaketets olika program. Kompletterande registratorsutbildning och erfarenhet av ärendehanteringssystemet W3D3 är meriterande. Du måste ha god kunskap om de lagar och förordningar som styr registrering och utlämnande av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och då du ingår i en arbetsgrupp är samarbetsförmåga en självklar förutsättning. Du är också van att kombinera ett konsultativt och lösningsorienterat förhållningssätt med att ställa tydliga krav och på så vis agera självständigt. Vi söker dig som utöver detta har hög servicekänsla och är kvalitetsmedveten. Om du ska trivas hos oss är du någon som lyfter blicken, ser helheten och tänker långsiktigt. Vi vill att du är positiv och bidrar till ett bra arbetsklimat, engagerar dig i vårt arbete med förbättringar och bidrar till nya sätt att arbeta.

Goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift. KTH lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.