Registrator/chefsassistent

Region Västerbotten är den samhällsorganisation som har det regionala utvecklingsansvaret i Västerbottens län. Med landstinget och länets alla 15 kommuner som medlemmar och i nära samarbete med andra parter inom och utanför regionen skapas utvecklingskraft för att göra regionen till en ännu bättre plats att bo, leva och verka i. Tjänsten är organisatoriskt placerad inom Administration och ekonomienheten. Enheten leds av en kanslichef och består för närvarande av 13 medarbetare.

Region Västerbotten söker:
Registrator/chefsassistent
Tjänsten är en allmän visstidsanställning på halvtid (50 %) till och med 2016-12-31. Därefter finns ev. möjlighet att anställningen övergår till en tillsvidareanställning och utökning av tjänstgöringsgrad. Tillträdesdag snarast efter överenskommelse.
Placering vid enheten Administration och Ekonomi och placeringsort är Umeå.

Arbetsuppgifter
Tjänsten är ett kombinerat uppdrag, dels att vara registrator och dels att assistera och administrativt stötta regiondirektören. Som registrator arbetar du bland annat med postöppning, registrering, diarieföring och arkivering av inkomna och upprättade handlingar samt utelämnade av allmänna handlingar. Du bistår även med beslutsexpediering samt ger medarbetare råd i frågor som rör allmänna handlingar och diarieföring. Ytterligare arbetsuppgifter kan tillkomma. Vi använder oss av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina.
Som chefsassistent stödjer du regiondirektören i huvudsak med koordinering av och förberedelser inför ledningsgruppens möten samt att föra protokoll och distribuera dessa och de beslut som tas. Ytterligare administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma.
Du kommer att ha ett nära samarbete med samtliga av enhetens medarbetare och i synnerhet med vår registrator, chefsassistent och nämndsekreterare. Arbetsuppgifterna kräver att du är på plats varje dag, företrädesvis på förmiddagar, dock krävs viss flexibilitet då det gäller arbetstider.

Kvalifikationer
Vi förutsätter att du har en adekvat utbildning inom administration och/eller flerårig erfarenhet av liknande arbete som vi bedömer som likvärdigt. Registrator- eller arkivutbildning på högskolenivå är en merit.
Du ska ha goda kunskaper om de lagar som styr dokumenthantering inom offentlig verksamhet och erfarenhet av att arbeta i en politisk styrd organisation är meriterande. Goda kunskaper i MS Office och Google Drive är en förutsättning. Det är meriterande att ha erfarenhet av att ha arbetat i ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina.
Du ska ha väl vitsordad erfarenhet av arbete som chefsassistent och erfarenhet av att verka i en krävande administrativ funktion. Du är stresstålig, har hög integritet och mognad att hantera uppgifter av konfidentiell karaktär.
I båda uppdragen är viktiga egenskaper att ha god förmåga att arbeta självständigt, ta initiativ, kunna prioritera samt vara noggrann och strukturerad.
Som person är du positiv och samarbetsorienterad. Eftersom du har kontakt med många olika personer är det viktigt att du är lyhörd och prestigelös. Du har ett väl utvecklat sinne för service och är korrekt i ditt sätt att kommunicera.
Vi kommer att lägga mycket stor vikt vid personlig lämplighet i denna rekrytering.