Samordnare

Kunniga och engagerade medarbetare med goda förutsättningar är en av de absolut viktigaste framgångsfaktorerna för Linköpings universitet. Lärare och forskare är vår kärnkompetens, men ett framgångsrikt universitet behöver erfarna och motiverade medarbetare inom många områden. Alla roller är viktiga. Vi har ett stort rekryteringsbehov bland annat tack vare av en forskningsverksamhet i expansion. Du behövs här. Välkommen att söka jobb hos oss!

Institutionen för fysik, kemi och biologi (IFM) bedriver såväl grundutbildning som forskning och forskarutbildning. Forskning är den dominerande verksamheten och den sker ofta i samverkan med företag och internationella partners. Vi är en av universitetets äldsta, mest välkända och största institutioner och omfattar fem samverkande vetenskapliga områden: biologi, kemi, materialfysik, tillämpad fysik samt teori och modellering.
Läs mer: https://liu.se/organisation/liu/ifm

Vi söker nu en Samordnare.

Dina framtida arbetsuppgifter
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består dels att ge stöd och service i vår Relocation-/Onboardingprocess – ”Visit” och dels ge administrativt stöd och service åt några forskningsavdelningar.

IFM är en mycket internationell institution där en stor del av våra medarbetare och gäster kommer från andra länder. Relocation-/Onboardingprocessen innebär att du tillsammans med en kollega ger administrativt stöd och service vid mottagandet internationellt rekryterad personal, utländska gästforskare och besökare som stannar längre än en månad vid IFM. Processen kallas hos oss för ”Visit”. Totalt passerar årligen ca 100 personer genom Visit. Engelska är det språk som används vid konversation och korrespondens. Det stöd som ges är bl a hjälp vid myndighetskontakter, information om universitetet samt de regelverk som gäller på den svenska arbetsmarknaden. Du stöttar även med att förmedla bostäder. Under 2020 utreder vi även möjligheten att på motsvarande sätt hantera Onboarding för svenska medborgare som anställs eller gästar IFM längre än en månad.

Arbetsuppgifterna åt forskningsavdelningarna omfattar allmän administration och ekonomiadministration såsom fakturahantering, ekonomisk rapportering till finansiärer och ekonomiuppföljning.

På avdelningen för verksamhetsstöd jobbar vi kontinuerligt med förändrings- och utvecklingsarbete av våra processer och arbetsmetoder. Du kommer därför att på olika sätt bli engagerad i detta arbete. Som medarbetare inom avdelningen för verksamhetsstöd förväntas du också att vid behov kunna gå in och arbeta med andra administrativa uppgifter än de som man normalt arbetar med. 

Din framtida arbetsplats
IFM består av 17 avdelningar där du kommer tillhöra avdelningen för Verksamhetsstöd och din närmsta chef blir den administrativa chefen. Avdelningen för Verksamhetsstöd består av 31 medarbetare med uppgift att ge stöd till kärnverksamheten. Du kommer att jobba i ett administrativt team tillsammans med två andra kollegor men kan också komma att ingå i andra operativa team inom Verksamhetsstöd kring våra kompetensområden.

Dina kvalifikationer
Vi söker dig som har några års erfarenhet av kvalificerat och självständigt administrativt arbete, gärna inom offentlig förvaltning. Du ska ha en examen på lägst gymnasienivå. Erfarenhet av att ha jobbat med relocation/onboarding är meriterande. Erfarenhet av att ha jobbat med ekonomiadministration som fakturahantering, ekonomisk rapportering och ekonomiuppföljning är meriterande. Erfarenhet av att ha jobbat i forskningsmiljöer är meriterande. God datorvana och systemförståelse är ett krav för anställningen. Du ska ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.

Du ska ha goda kunskaper i Officepaketets standardprogram Word, Excel och Powerpoint.

Som person tar du ansvar för dina uppgifter och själv planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete och driver dina processer vidare. Du är bra att på att samarbeta med andra och har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter. Du ska också ha god servicekänsla, vara ödmjuk och kunna arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt. Du är även kvalitetsmedveten. Ovanstående personliga egenskaper är av mycket stor vikt vid tillsättningen.

Anställningens omfattning
100 %. Provanställning på 6 månader tillämpas.

Tillträde
Snarast

Lön
Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange löneanspråk i ansökan.

Fackliga kontaktpersoner
För kontakt med fackliga kontaktpersoner se nedan.   

Ansökan
Välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast den 25 februari 2020. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.


Linköpings universitet ska fortsätta att utvecklas som en attraktiv och kreativ arbetsplats som präglas av lika villkor och arbetar därför aktivt för jämställdhet och mångfald.

Välkommen med din ansökan!


Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.