Samordnare för GRs konferenscenter

GR är en samarbetsorganisation för 13 kommuner i Västsverige som tillsammans har ca 960 000 invånare. GRs uppgift är att verka för samarbete över kommungränserna samt vara ett forum för idé- och erfarenhetsutbyte inom regionen. Verksamheten inom GR ska vara till kommunal nytta, samtidigt som den ska stärka regionen nationellt och internationellt.

GR arbetar inom bl a följande områden: regionplanering, miljö, trafik, arbetsmarknad, välfärd och socialtjänst, kompetensutveckling,utbildning och forskning.

GR Konferens är del av den administrativa avdelningen, med stöd och service för GR:s samtliga verksamheter och verkar också som en regional mötesplats för våra 13 kommuner. Inom verksamheten bedrivs årligen upp mot 2000 konferenser och nätverksträffar.

GR står inom kort inför en flytt av hela verksamheten och därmed får vi även ett helt nytt konferenscenter. Detta kommer att ge dig goda möjligheter att sätta din egen prägel på tjänsten.

ARBETSUPPGIFTER
I uppdraget ingår att för interna och externa kunder samordna den service som vi erbjuder arrangörer av konferenser, kurser och andra möten i GR:s eget konferenscenter. Du kommer att vara GRs ansikte utåt gentemot våra kunder (som i första hand är konferensarrangörer, utbildningsanordnare och nätverksansvariga både internt på GR och externt) inför och under deras och deras gästers vistelse hos oss. I uppdraget ingår också att samordna bokningar för dessa kunder på externa konferensanläggningar vid behov.

Du kommer även att:

•Marknadsföra GR konferens för att skapa och upprätthålla nya kundkontakter i vår närmaste geografiska omgivning.
•Vara delaktig vid framtagning av marknadsföringsmaterial.
•Uppdatera konferens hemsida och information på intranätet och informera om verksamheten ute på våra avdelningar.
•Upprätta samarbetsavtal med leverantörer av restaurangtjänster
•Skapa tillfällen för uppföljande kundsamtal/möten med GRs interna avdelningsrepresentanter
•Ta fram offert till kund
•Utveckla GRs bokningssystem för konferensrum
•Sammanställa fakturaunderlag, statistik och månadsrapporter.
•Ansvara för att den tekniska utrusning som konferenscentret erbjuder är i fungerande skick.
•Ansvara för bemanning med GRs kvällsvärdar
•Möblera konferensrum till viss del och tunga lyft kan förekomma.

KVALIFIKATIONER
Grundläggande kunskaper i ekonomi, goda kunskaper i Officepaketet och erfarenhet av marknadsföring är ett krav.

Då du kommer att ingå i GRs kundmottagning som en del i ett litet team med kökspersonal, receptionister och vaktmästare så krävs det också att du är prestigelös och beredd att hugga i där så behövs då vi ser till att alla i teamet skall kunna lösa delar av varandras arbetsuppgifter.

Som person är du:
•Engagerad och har intresse för att arbeta i en projektorganisation.
•Självgående och initiativtagande.
•Bra på att skapa och upprätthålla goda relationer.
•Bra på att lägga upp rutiner och att förankra dem i organisationen.
•Ansvarstagande och noggrann.

Du ska ha förmåga att:
•Se att framförhållning är nyckeln till framgång i denna tjänst.
•Ta initiativ till förändring och arbeta proaktivt.
•Hålla god ordning och reda
•Lyfta blicken och se helheten.
•Kommunicera och arbeta på ett sätt som skapar delaktighet och tydlighet.
•Mycket god kommunikationsförmåga såväl i tal som skrift.

Vi ser också gärna att du känner dig bekväm med att arbeta under klädkod.
GR önskar sökande med några års erfarenhet inom eventbranschen/konferensverksamhet eller likvärdig verksamhet. Rätt person med erfarenhet från annan serviceverksamhet med resultatansvar kan också bli aktuell för tjänsten.