Sekreterare

Vill du vara med och bidra till Sveriges försvarsförmåga, och dessutom befinna dig mitt i händelsernas centrum? Är du intresserad av tillhandahålla kvalificerat administrativt stöd på strategisk nivå och har erfarenhet av chefsstöd? Försvarsstabens kommunikationsavdelning (FST KOMM) vid Försvarsmaktens högkvarter (HKV) söker nu en sekreterare till Försvarsmaktens kommunikationsdirektör. Välkommen med din ansökan!

Om Försvarsstaben
Den 1 januari 2023 inrättades försvarsstaben vid Försvarsmaktens högkvarter, i syfte att på ett mer effektivt sätt kunna leda Försvarsmakten i en period av omfattande tillväxt. Försvarsstaben stödjer överbefälhavaren med att handlägga och bereda ärenden på militärstrategisk nivå, samt säkerställer att beslut som fattas av myndighetens ledning genomförs, följs upp och återredovisas. Försvarsstaben ansvarar även för att omsätta regeringens styrning av Försvarsmakten till strategiska planer och för att inrikta försvarsgrens- och stridskraftschefer. Vidare har Försvarsstaben ett övergripande ansvar för att samordna infrastruktur- och materielförsörjning.

Om tjänsten
Försvarsmaktens kommunikationsdirektör är chef över försvarsstabens kommunikationsavdelning och ansvarar för Försvarsmaktens militärstrategiska-, varumärkes- och myndighetskommunikation. Kommunikationsdirektören följer omvärldsutvecklingen och genomför omvärldsanalyser vilka ligger till grund för inriktningen av Försvarsmaktens samlade kommunikation. Kommunikationsdirektören samverkar med centrala myndigheter och företräder Försvarsmakten i kommunikativa frågor.  Vidare är Kommunikationsdirektören en del av Försvarsmaktsledningen och Överbefälhavarens rådgivare i kommunikativa frågor.

Tjänsten som sekreterare är organiserad vid försvarsstabens kommunikationsavdelning och är placerad på stabssektionen. Sektionen har fokus på samordning och uppföljning av den verksamhet som leder till att Kommunikationsdirektörens samlade  ledningsbehov kan tillgodoses. Verksamheten varierar i såväl omfattning som tempo vilket präglas av förtänksamhet, omtänksamhet, flexibilitet, tillgänglighet och precision. Verksamhetens karaktär kräver ett högt säkerhetsmedvetande. 

Kommunikationsavdelningens stabssektion driver, förutom administrativt stöd, arbetet med avdelningens interna processer, funktionsutveckling samt planering och koordinering. Avdelningen har ca 40 medarbetare som utgörs av civila, gruppbefäl/soldater/sjömän och officerare.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
Som sekreterare erbjuds du ett omväxlande arbete där du tillsammans med stabssektionen utgör det direkta stödet till   Kommunikationsdirektören. Tjänsten inrymmer praktiska arbetsuppgifter som att hantera kalender, brev, e-post och telefonsamtal, samt att skriva protokoll, ansvara för mötes- och resebokningar, och att svara för hantering av öppna och sekretessbelagda handlingar. Vidare innebär tjänsten att stödja i planering och genomförande av Kommunikationsdirektörens utbildningar, övningar, konferenser samt koordineringsmöten främst avseende kommendantur.

KRAV
Kvalifikationer


• Godkänd gymnasieutbildning eller motsvarande relevant utbildning
• Erfarenhet av arbete med chefsstöd, eller administrativt arbete i central ledning inom större
organisation eller myndighet
• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete
• Mycket goda datorkunskaper
• God färdighet i Microsoft Office
• Vana att hantera IT-system som användare
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• B-körkort

Personliga egenskaper
Du är samarbets- och lösningsorienterad, ditt arbete präglas av struktur. Din arbetskapacitet är hög
och du har förmåga att arbeta flexibelt med flera saker samtidigt, med bibehållen stabilitet och
pålitlighet i levererat arbete. Du är serviceinriktad och har förmåga att se förbättringspotential i
administrativa rutiner och föreslå förändringar. Vi kommer att lägga särskilt stor vikt vid dina personliga egenskaper och färdigheter, din personliga mognad och integritet samt ditt sekretess- och säkerhetsmedvetande.

MERITERANDE


• Nuvarande eller tidigare anställning inom Försvarsmakten
• Erfarenhet som chefssekreterare, sekreterare, assistent till chef
• Kunskaper i FM:s IT-stöd för dokument- och ärendehantering (VIDAR), FM:s integrerade affärssystem för ekonomi, HR och logistik (PRIO) och i FM:s verksamhetsstödsystem EMILIA.

Övrigt
Tillträde efter överenskommelse.
Civil befattning.
Tillsvidareanställning 100%.
Om du idag inte är tillsvidareanställd i Försvarsmakten tillämpas 6 månaders provanställning.
Placeringsorten är Stockholm (Lidingövägen).
Arbete på distans tillämpas synnerligen restriktivt och endast som reservmetod vid särskilda omständigheter.
Individuell lönesättning tillämpas.

Upplysningar om tjänsten kan lämnas av:
Peyman Sasan 08-788 75 00 (vxl)

Fackliga företrädare vid Högkvarteret:
OFR/O HKV, Arne Nilsson
SACO HKV, Camilla Robertsson
OFR/S HKV, Kjell Tetzlaff
SEKO HKV Lise-Lotte Larsson

Ovanstående nås på telefon 08-788 75 00

Sista ansökningsdag
Välkommen med din ansökan senast 2024-01-26.
Din ansökan bör innehålla CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför just du är lämpad för
denna befattning.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.
-----------------------------------------------------
Information om det rekryterande förbandet:

I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.