Sekreterare till rektors kansli vid KTH

OM TJÄNSTEN
Kungliga Tekniska högskolan

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.

Rektors kansli har till uppgift att stötta KTH:s rektor, prorektor och vicerektorer med stöd i alltifrån administration till kommunikation och juridik, omvärldsbevakning, rådgivning, strategisk analys, till att säkerställa att rektor övergripande utvecklingsprojekt genomförs.

Rektors kansli är en egen organisatorisk enhet som arbetar nära och tillsammans med KTH:s gemensamma verksamhetsstöd och KTH:s fem skolor i allt från enskilda projekt till löpande verksamhet. Utöver rektor och prorektor har KTH sex vicerektorer med särskilda ansvarsområden som utbildning, forskning, globala relationer och internationalisering, digitalisering, hållbar utveckling samt jämställdhet och värdegrund. Vid kansliet arbetar idag fem personer; en sekreterare, en rådgivare i internationella frågor, en ledningskommunikatör, en chefsjurist samt en särskild rådgivare tillika kanslichef.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som sekreterare vid rektors kansli stöttar du rektorsfunktionen och i första hand kommer du ha ansvar för KTH:s sex vicerektorer. På rektors kansli arbetar i dagsläget en sekreterare och ni kommer tillsammans dela upp arbetet och stötta varandra. Vidare agerar du även administrativt stöd åt övriga kansliet. I rollen ges du utrymme och möjlighet att påverka ditt arbete och utveckla befintliga processer. Tjänsten inleds med en gedigen upplärning då du går parallellt med befintlig rektorssekreterare.

Din roll innebär bland annat:


* Kalenderbokningar, mötesbokning och protokollföring under avdelningsmöten
* Beställningar
* Ekonomihantering såsom att sakattestera, granska underlag och resehantering samt reseräkningar


Rollen innefattar många kontaktytor och del av arbetet sker i en internationell miljlö och på engelska. Rektors kansli sitter i trivsamma lokaler på Campus Valhallavägen.

VI SÖKER DIG SOM
* Har en gymnasieexamen och arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer relevant för anställningen


* Har god administrativ förmåga
* Har god datavana och erfarenhet av att arbeta med olika administrativa stödsystem liksom Microsoft Office
* Har obehindrade kunskaper i svenska och engelska då du dagligen kommunicerar på språken


Det är meriterande om du


* Har tidigare erfarenhet av att ha arbetat som lednings/VD-assistent
* Har erfarenhet från universitet eller högskola


Som person är du serviceinriktad och stöttar dina kollegor genom att kommunicera samt hitta lösningar på behov och problem. Du är även ansvarstagande och driver dina arbetsuppgifter och ansvarsområden framåt. Vidare har du en personlig mognad och uppvisar integritet i din yrkesroll om så krävs. Slutligen är du självständig och fattar nödvändiga beslut för att driva ditt arbete framåt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi tillämpar provanställning. I denna rekrytering samarbetar KTH med Academic Work.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning: Heltid

Tillträde: Enligt överenskommelse

Löneform: Månadslön

Antal lediga befattningar:1

Sysselsättningsgrad: 100%

Ort: Stockholm

Län: Stockholms län

Land: Sverige

Ref. nr. VP-2019-0152

Kontakt:


* Rekryteringsprocess och urval: Academic Work, Lovisa Flygare, lovisa.flygare@academicwork.se, Rebecca Corbell, Rebecca.Corbell@academicwork.se
KTH:


Publicerat: 2019-03-22
Sista ansökningsdag: 2019-04-12